Mechanizm zgłaszania nieprawidłowości | Acer Polska

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w niektórych jurysdykcjach firma Acer i jej spółki stowarzyszone wdrożyły wewnętrzny mechanizm rozpatrywania skarg interesariuszy (zwany dalej „Mechanizmem”).

Mechanizm ten umożliwia wszystkim pracownikom, akcjonariuszom, partnerom, członkom organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego oraz współpracownikom zewnętrznym i okazjonalnym, a także wykonawcom i podwykonawcom, składanie skarg lub zastrzeżeń (zwanych dalej, „Skargą/Skargami”) w następujących sprawach:

• przestępstwo lub wykroczenie;
• zagrożenie lub szkoda dla interesu ogólnego;
• naruszenie obowiązujących przepisów prawa (w tym prawa krajowego lub prawa Unii Europejskiej), regulacji, traktatów lub innych zobowiązań międzynarodowych jakiegokolwiek państwa;
• naruszenie zasad ładu korporacyjnego obowiązującego w firmie Acer; lub
• naruszenie „Standardów etyki zawodowej Grupy Acer”.

Skargi mogą być składane w następujący sposób:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej, na następujący dedykowany adres e-mail: Whistleblower.acer@acer.com;
• Na piśmie pocztą, do jednostki audytu wewnętrznego pod następującym adresem: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Tajwan. W celu zapewnienia poufności na kopercie należy umieścić napis „CONFIDENTIAL”.

Za przyjmowanie i rozpatrywanie Skarg odpowiedzialny będzie wyznaczony inspektor.

Skarga powinna jak najdokładniej opisywać fakty/zdarzenia. Przekazywane informacje powinny być rzeczowe, obiektywne i bezpośrednio związane z przedmiotem Skargi. Należy przekazywać tylko ściśle niezbędne informacje, zwłaszcza gdy Skarga może dotyczyć informacji wrażliwych (dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, dane dotyczące zdrowia lub dane dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej osoby fizycznej itp.) lub danych szczególnych (przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i przestępstw). Skarga musi być składana w dobrej wierze i bez bezpośredniego wynagrodzenia finansowego.

Jeśli Skarga została złożona w dobrej wierze, osoba dokonująca zgłoszenia nie może zostać ukarana, zwolniona lub poddana jakimkolwiek bezpośrednim lub pośrednim środkom dyskryminacyjnym lub jakiejkolwiek innej formie działań odwetowych lub prób odwetu, nawet jeśli fakty zostaną później uznane za nieścisłe lub nie doprowadzą do podjęcia dalszych działań.

Wykorzystanie tego Mechanizmu jest opcjonalne i nie ma na celu zastąpienia jakichkolwiek innych istniejących kanałów raportowania (np. odpowiednich przełożonych wyższego szczebla lub kierownictwa). Wobec osoby, która zdecyduje się skorzystać z innych kanałów niż Mechanizm, nie zostaną podjęte żadne działania.

Firma Acer nie zniechęca do składania anonimowych Skarg. Jednakże, aby zapewnić skuteczne rozpatrzenie Skargi, firma Acer zdecydowanie zachęca użytkowników Mechanizmu do podania swojego prawdziwego nazwiska i danych kontaktowych, aby ułatwić jednostce audytu wewnętrznego przeprowadzenie analizy dowodów i dochodzenia w sprawie Skargi.

Firma Acer zapewnia poufność tożsamości osoby składającej Skargę, faktów/zdarzeń będących przedmiotem skargi, załączonych dokumentów, a także tożsamości osób wymienionych w Skardze.

Przed złożeniem Skargi należy zapoznać się z poniższym dokumentem, w którym zawarto więcej informacji na temat wymaganych kroków oraz rozpatrywania Skarg przez firmę Acer: Mechanizm zgłaszania skarg przez interesariuszy

W celu uzyskania pomocy technicznej dotyczącej produktów należy odwiedzić stronę internetową firmy Acer (https://www.acer.com/worldwide/) dla odpowiedniego kraju/regionu. Informacje dotyczące usług dla akcjonariuszy można znaleźć na stronie www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

W momencie składania Skargi może dojść do przekazania danych osobowych celem przetworzenia jej w ramach Mechanizmu rozpatrywania.

Dane osobowe są przetwarzane przez Acer Inc., of 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Tajwan oraz jej grupę spółek na całym świecie („Acer”), których listę można znaleźć na stronie https://www.acer.com/worldwide/, działających jako współadministratorzy danych w przypadku Skarg dotyczących:

• przestępstwo lub wykroczenie;
• zagrożenie lub szkoda dla interesu ogólnego;
• naruszenie obowiązujących przepisów prawa (w tym prawa krajowego lub prawa Unii Europejskiej), regulacji, traktatów lub innych zobowiązań międzynarodowych jakiegokolwiek państwa;
• naruszenia zasad ładu korporacyjnego obowiązującego w firmie Acer; lub
• naruszenia „Standardów etyki zawodowej Grupy Acer”.

Przetwarzanie danych osobowych Informatora opiera się na różnych podstawach prawnych, w zależności od realizowanych celów, wyszczególnionych poniżej:

• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych:
  • zarządzanie systemem gromadzenia i przetwarzania Skarg, w tym ustalenia procedury gromadzenia Skarg oraz procedur dotyczących wszelkich analiz, weryfikacji i przetwarzania Skarg;
  • ochrona informatorów, mediatorów i osób mających kontakt z informatorami;
  • obsługa wniosków osób, których dane dotyczą, dotyczących korzystania z praw do ochrony danych; oraz
  • w celu współpracy z organami nadzoru, jeśli ma to zastosowanie.
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów Firmy:
  • zarządzania systemem gromadzenia i przetwarzania Skarg, w tym ustalenia procedury gromadzenia Skarg oraz procedur dotyczących wszelkich analiz, weryfikacji i przetwarzania Skarg; oraz
  • w celu obsługi skarg, sporów i postępowań (prawnych) w związku ze Skargami oraz w celu określenia stanowiska prawnego Firmy w niniejszym dokumencie.

Zgromadzone dane są przekazywane następującym odbiorcom, zgodnie z celami i zakresem odpowiedzialności: każdej osobie, pracownikowi Acer lub usługodawcy związanemu umową z Acer, którego wiedza fachowa wydaje się być przydatna w przetwarzaniu zgłoszeń oraz ochronie osoby zgłaszającej nieprawidłowości, mediatorów i osób powiązanych z autorem zgłoszenia.

Środki bezpieczeństwa.

Firma chroni udostępniane przez Państwa dane osobowe przed zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub przetwarzanych w inny sposób. W firmie Acer dostęp do danych osobowych Informatorów jest ograniczony do osób, którym są one niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. Firma Acer stosuje zasadę zachowania integralności wszelkich danych osobowych będących w posiadaniu firmy Acer.

Dane Informatora będą przechowywane nie dłużej niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których są przetwarzane oraz zgodnie z obowiązującym prawem lub przepisami.

Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty, dowody, rejestry i/lub zapisy dochodzeń dotyczących skarg są przechowywane przez jednostkę odpowiedzialną przez pięć (5) lat.

Dane mogą być przechowywane przez dłuższy okres, w archiwum, jeśli administrator jest do tego prawnie zobowiązany lub w celu zapewnienia ochrony osobie zgłaszającej nieprawidłowości bądź umożliwienia ustalenia ciągłości popełnianych przestępstw/wykroczeń (w ramach obowiązującego okresu przedawnienia/wyłączenia).

Informatorzy przebywający na terenie EOG, Wielkiej Brytanii, Brazylii lub stanów Kalifornia, Wirginia i Kolorado w Stanach Zjednoczonych lub w innych jurysdykcjach, w których obowiązują odpowiednie przepisy prawa, mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania i usunięcia, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo do przeniesienia danych, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Z praw tych można skorzystać wysyłając wiadomość e-mail na adres Whistleblower.acer@acer.com.

Informatorom przysługuje również prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w miejscu zamieszkania, miejscu pracy lub miejscu, w którym doszło do domniemanego naruszenia w zakresie przetwarzania przez Firmę ich danych osobowych.