Ilmiantojärjestelmä | Acer Suomi

Täyttääkseen eräillä lainkäyttöalueilla asetetut lakisääteiset velvoitteensa Acer ja sen sidosyritykset ovat ottaneet käyttöön sisäisen sidosryhmien epäkohtien ilmoitusjärjestelmän (jäljempänä ”ilmoitusjärjestelmä”).

Ilmoitusjärjestelmän avulla työntekijät, osakkeenomistajat, kumppanit, yrityksen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenet; ulkoiset ja tilapäiset yhteistyökumppanit ja alihankkijat samoin kuin niiden henkilöstö voivat esittää valituksia tai ilmoittaa epäkohdista (jäljempänä ”valitus/valitukset”) seuraavissa asioissa:

• rikos tai aseman väärinkäyttö
• uhka tai haitta yleiselle edulle
• sovellettavien lakien (esim. kansallinen tai Euroopan unionin laki), asetusten, valtiosopimusten tai jonkin maan antamien muiden kansainvälisten sitoumusten rikkominen
• Acerin hallinnointi- ja ohjauskäytänteiden rikkominen tai
• Acer-konsernin liiketoiminnallisten standardien rikkominen.

Valitukset voi toimittaa seuraavilla tavoilla:

• Sähköpostitse seuraavaan ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen: Whistleblower.acer@acer.com;
• Kirjallisesti postitse sisäiselle tarkastusyksikölle osoitteeseen: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Luottamuksellisuuden varmistamiseksi kirjekuoreen tulisi lisätä maininta ”CONFIDENTIAL” (”luottamuksellinen”).

Valitusten vastaanottaminen ja käsitteleminen on nimetyn vastuuhenkilön vastuulla.

Valituksessa tulisi kuvailla tapahtumat/faktat mahdollisimman tarkasti. Tietojen tulee olla todenperäisiä, objektiivisia ja suoraan valitukseen liittyviä. Vain ehdottoman tarpeellisia tietoja tulee ilmoittaa, erityisesti silloin, kun valitukseen voi liittyä arkaluonteisia tietoja (henkilötietoja, joista ilmenee rodullinen tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollisia tai filosofisia vakaumuksia, terveydentilaan tai henkilön seksuaalielämään tai suuntautumiseen liittyviä tietoja jne.) tai erityistietoa (rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen käsittely). Valitus on toimitettava vilpittömästi ja ilman suoraa taloudellista korvausta.

Jos valitus toimitetaan vilpittömästi, valituksen toimittavalle henkilölle ei määrätä seuraamuksia, heitä ei eroteta eikä heihin kohdisteta välitöntä tai välillistä kurinpitotoimenpidettä tai muunkaltaista vastatoimea tai sellaisen yritystä, vaikka faktat todettaisiin jälkeenpäin virheellisiksi tai jos ne eivät johda minkäänlaisiin toimenpiteisiin.

Ilmoitusjärjestelmän käyttäminen on vapaaehtoista, eikä sen tarkoituksena ole korvata muita olemassa olevia ilmoituskanavia (esim. asianomaiset esimiehet tai johto). Henkilöön, joka käyttää ilmoitusjärjestelmän sijaan muita kanavia, ei kohdisteta toimenpiteitä.

Yritys ei sulje pois nimettömiä valituksia. Valituksen tehokkaan käsittelyn varmistamiseksi Acer kuitenkin suosittelee ehdottomasti, että henkilö ilmoittaa nimensä ja yhteystietonsa, jotta sisäinen tarkastusyksikkö voi helpommin arvioida todisteita ja tutkia valituksen.

Acer suojelee valituksen tehneen henkilön henkilöllisyyden sekä valituksen tosiseikkojen/kohteen, mukaan lukien liitettyjen asiakirjojen, sekä valituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyyksien luottamuksellisuutta.

Ennen kuin lähetät valituksen, lue seuraavasta asiakirjasta lisätietoja siitä, mitä vaiheita seurata ja miten Acer käsittelee valituksia: Sidosryhmien epäkohtien ilmoitusjärjestelmä

Jos etsit tuotetukipalveluita, tutustu Acerin verkkosivustoon (https://www.acer.com/worldwide/). Valitse oman maasi/alueesi sivusto. Jos etsit sidosryhmäpalveluita, käy osoitteessa www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Valituksen mukana sen toimittaja saattaa antaa henkilötietoja ilmoitusjärjestelmässä suoritettavaa käsittelyä varten.

Näiden henkilötietojen käsittelijä on Acer Inc., of 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan, ja kaikkialla maailmassa sen konserniin kuuluvat yritykset (jäljempänä ”Acer”) – luettelo niistä löytyy osoitteesta https://www.acer.com/worldwide/ –, jotka toimivat yhteisrekisterinpitäjinä sellaisten valitusten osalta, jotka koskevat seuraavaa:

• rikos tai aseman väärinkäyttö
• uhka tai haitta yleiselle edulle
• sovellettavien lakien (esim. kansallinen tai Euroopan unionin laki), asetusten, valtiosopimusten tai jonkin maan antamien muiden kansainvälisten sitoumusten rikkominen
• Acerin hallinnointi- ja ohjauskäytänteiden rikkominen tai
• Acer-konsernin liiketoiminnallisten standardien rikkominen.

Valituksen toimittajan henkilötietoja käsitellään tarkoituksesta riippuen erilaisten oikeusperusteiden nojalla alla kuvatulla tavalla:

• käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi:
  • valitusten keräämistä ja käsittelyä koskevan järjestelmän hallinnointi, mukaan lukien menettelyn vahvistaminen valitusten keräämiseksi sekä valitusten analysointi, tarkastaminen ja käsittely
  • tiedonantajien, avustavien tahojen ja tiedonantajiin yhteydessä olevien henkilöiden suojelu
  • tietosuojaoikeuksien käyttämistä koskevien rekisteröityjen tahojen esittämien pyyntöjen hallinnointi ja
  • yhteistyö valvontaviranomaisten kanssa, jos mahdollista.
• käsittely on tarpeen yrityksen oikeutettujen etujen turvaamiseksi:
  • valitusten keräämistä ja käsittelyä koskevan järjestelmän hallinnointi, mukaan lukien menettelyn vahvistaminen valitusten keräämiseksi sekä valitusten analysointi, tarkastaminen ja käsittely ja
  • valituksiin liittyvien vaatimusten, erimielisyyksien ja (oikeudellisten) menettelyjen käsittely sekä yrityksen laillisen aseman turvaaminen sen yhteydessä.

Kerätyt tiedot luovutetaan seuraaville vastaanottajille tarkoitusten ja vastuiden mukaan: henkilö, Acerin työntekijä tai sopimussuhteessa Aceriin oleva palveluntarjoaja, jonka asiantuntemusta on pidettävä hyödyllisenä ilmoitusten käsittelemiseksi sekä ilmiantajan, avustavien tahojen ja ilmoituksen tekijään liittyvien henkilöiden suojelemiseksi.

Turvatoimet.

Yritys suojelee valituksen toimittajien antamia henkilötietoja tuhoutumiselta, häviämiseltä, muuttamiselta ja luvattomalta luovuttamiselta tai pääsyltä siirrettyihin, tallennettuihin tai muutoin käsiteltyihin henkilötietoihin. Acer rajaa pääsyn valituksen toimittajan henkilötietoihin henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä suorittamiseen. Acerin käytäntö edellyttää, että kaikkien yrityksen hallussa olevien henkilötietojen eheys säilytetään.

Valituksen toimittajan tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on välttämätöntä niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta ja sovellettavan lain tai asetuksen mukaisesti.

Vastuullinen yksikkö säilyttää asiakirjoja, todisteita, tietueita ja/tai valituksia koskevien tutkimusten tallenteita yleisesti viisi (5) vuotta.

Tietoja saadaan säilyttää arkistossa pidempään, jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen velvoite tehdä niin tai se on tarpeen ilmiantajan suojelemiseksi tai jatkuvien rikkomisten määrittämiseksi (sovellettavan vanhentumisajan/oikeussuojakeinojen määräajan puitteissa).

Jos valituksen toimittaja asuu ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Brasiliassa tai Yhdysvaltojen Kalifornian, Virginian ja Coloradon osavaltioissa tai muilla lainkäyttöalueilla, joiden lakeja sovelletaan, hänellä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen ja vastustaa niiden käsittelyä. Näitä oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä sähköpostia osoitteeseen Whistleblower.acer@acer.com.

Lisäksi valituksen toimittajilla on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle asuinpaikassaan, työpaikallaan on tai väitetyn rikkomuksen tapahtumispaikassa, kun on kyse häntä koskevista henkilötiedoista, joita yritys käsittelee.