I enlighet med sina juridiska skyldigheter i vissa jurisdiktioner har Acer och dess dotterbolag implementerat en intern funktion för intressenter att framföra klagomål (hädanefter kallad ”funktionen”).

Med den här funktionen kan alla anställda, aktieägare, partner, medlemmar av förvaltnings-, lednings- eller tillsynsorgan samt externa och tillfälliga medarbetare, leverantörer och underleverantörer lämna in klagomål eller frågor (hädanefter kallat ”klagomål”) inom följande områden:

• ett brott eller en förseelse
• ett hot mot eller skada för allmänintresset
• ett brott mot gällande lagar (exempelvis nationell eller EU-lagstiftning), föreskrifter, avtal eller andra internationella åtaganden, oavsett land
• en överträdelse av Acers policyer för företagsstyrning, eller
• en överträdelse av Acer-koncernens riktlinjer för uppförande och affärssed.

Klagomålet kan lämnas in:

• via e-post till följande särskilda e-postadress för rapportering: Whistleblower.acer@acer.com
• skriftligen via post till företagets granskningsenhet Corp. Internal Audit Unit på följande adress: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. För att säkerställa sekretessen bör kuvertet vara märkt ”CONFIDENTIAL”.

En särskilt avsedd handläggare ansvarar för att ta emot och behandla klagomål.

Klagomålet ska beskriva fakta eller händelser så noggrant som möjligt. Den information som förmedlas ska vara saklig, objektiv och direkt relaterad till klagomålet. Endast absolut nödvändig information ska inkluderas, särskilt när klagomålet kan involvera känslig information (personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiösa eller filosofiska övertygelser, uppgifter om hälsa eller om en persons sexliv eller sexuella läggning osv.) eller särskild information (behandling av personuppgifter relaterade till straffrättsliga domar och brott). Klagomålet måste skickas i god tro och utan någon direkt ekonomisk ersättning.

Om klagomålet lämnas in i god tro får den informerande parten inte drabbas av sanktioner, avskedas eller utsättas för direkta eller indirekta diskriminerande åtgärder eller någon annan form av repressalier eller försök till repressalier, även om uppgifterna senare visar sig vara felaktiga eller inte leder till någon uppföljning.

Det är frivilligt att använda den här funktionen och den är inte avsedd att ersätta andra befintliga rapporteringskanaler (t.ex. lämpliga högre chefer eller ledning). Inga åtgärder vidtas mot en person som väljer att använda andra kanaler istället för den här funktionen.

Acer avråder inte från att skicka anonyma klagomål. Men för att säkerställa effektiv behandling av ett klagomål uppmuntrar Acer ändå starkt dem som använder funktionen att tillhandahålla sitt riktiga namn och kontaktinformation för att underlätta granskningen av bevisen och utredningen av klagomålet.

Acer garanterar att identiteten på den person som skickar in klagomålet, de fakta eller händelser som omfattas av klagomålet, de bifogade dokumenten samt identiteten på de personer som nämns i klagomålet behandlas konfidentiellt.

Innan du skickar in ett klagomål bör du läsa följande dokument för mer information om vilka steg som ska följas och hur Acer behandlar klagomål: Visselblåsarfunktion för intressenter

Om du letar efter produktsupporttjänster kan du besöka Acers webbplats (https://www.acer.com/worldwide/) för det land eller det område där du befinner dig. Om du letar efter tjänster för aktieägare besöker du www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service.

När du lämnar in ett klagomål kan det hända att du delar med dig av personuppgifter.

Dessa personuppgifter behandlas av Acer Inc., 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan och dess koncern av företag över hela världen (”Acer”). En lista över dessa finns på https://www.acer.com/worldwide/ och de fungerar gemensamt som personuppgiftsansvariga för klagomål gällande:

• ett brott eller en förseelse
• ett hot mot eller skada för allmänintresset
• ett brott mot gällande lagar (exempelvis nationell eller EU-lagstiftning), föreskrifter, avtal eller andra internationella åtaganden, oavsett land
• en överträdelse av Acers policyer för företagsstyrning, eller
• en överträdelse av Acer-koncernens riktlinjer för uppförande och affärssed.

Behandlingen av dina personuppgifter baseras på olika rättsliga grunder beroende på vilka syften som är aktuella, enligt vad som anges nedan:

• Bearbetningen är nödvändig för att fullgöra rättsliga skyldigheter:
  • för att hantera systemet för insamling och behandling av klagomål, inklusive upprättande av en rutin för insamling av klagomål samt analys, verifiering och behandling av klagomål,
  • för att skydda informerande parter, personer som hjälper informerande parter och personer i kontakt med informerande part,
  • för att hantera registrerades begäran om att utöva dataskyddsrättigheter, samt
  • för att samarbeta med tillsynsmyndigheter i aktuella fall.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda våra berättigade intressen:
  • för att hantera systemet för insamling och behandling av klagomålen, inklusive upprättande av en rutin för insamling av klagomål samt analys, verifiering och behandling av klagomål, och
  • för att hantera klagomål, tvister och (rättsliga) förfaranden relaterade till klagomålen och för att skydda vår juridiska ställning i sådana situationer.

De data som samlas in kommuniceras till följande mottagare, i enlighet med syftet och ansvarsområde: vilken person, Acer-anställd eller tjänsteleverantör som helst som är avtalsenligt kopplad till Acer och vars expertis förefaller användbar för behandling av rapporter, skydd av visselblåsare, personer som hjälper visselblåsaren och personer som är kopplade till rapportens författare.

Säkerhetsåtgärder. Vi skyddar den personliga information som du delar med oss mot förstörelse, förlust, ändring och obehörigt utlämnande av eller åtkomst till personuppgifter som överförts, lagras eller på annat sätt bearbetas. På Acer är åtkomsten till dina personuppgifter begränsad till de personer som behöver den för att kunna utföra sitt arbete. Det är vår policy att upprätthålla integriteten för alla personuppgifter som vi besitter.

Dina data sparas inte längre än nödvändigt för de ändamål som de behandlas för, och i enlighet med gällande lagar och föreskrifter.

Data kan sparas under en längre tidsperiod i arkiv, om den personuppgiftsansvarige är juridiskt skyldig att spara dem, eller i syfte att säkerställa skyddet för visselblåsaren eller för att kunna fastställa om brottet fortfarande begås (inom den tillämpliga preskriptionstiden/bevarandetiden).

Om du befinner dig i EES, Storbritannien, Brasilien eller delstaterna Kalifornien, Virginia och Colorado i USA, eller andra jurisdiktioner med motsvarande lagar, har du rätt att få åtkomst till, korrigera och radera dina personuppgifter, rätt att begränsa behandlingen av dem, rätt till dataportabilitet samt rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter. Du kan utöva dessa rättigheter genom att skicka ett e-postmeddelande till Whistleblower.acer@acer.com.

Slutligen har du rätt att lämna in ett klagomål till lämplig tillsynsmyndighet på den ort där du bor, där din arbetsplats finns eller där det påstådda brottet gällande vår behandling av dina personuppgifter inträffade.