Механізм роботи з інформаторами | Acer Україна

Відповідно до своїх юридичних зобов’язань у деяких юрисдикціях, Acer та її дочірні компанії запровадили внутрішній механізм розгляду скарг зацікавлених сторін (надалі «Механізм»).

Механізм дозволяє всім співробітникам, зацікавленим сторонам, партнерам, членам адміністративного, управлінського або наглядового органу, а також зовнішнім і тимчасовим співробітникам, як і підрядникам та субпідрядникам, подавати скарги або зауваження (надалі «Скарга» або «Скарги») з таких питань:

• злочин або правопорушення;
• загроза або збитки загальним інтересам;
• порушення чинного законодавства (наприклад, національного законодавства або законодавства Європейського Союзу), правил, договорів або інших міжнародних зобов’язань будь-якої країни;
• порушення політики корпоративного управління Acer; або
• порушення «Стандартів ведення бізнесу групи компаній Acer».

Скаргу можна подати:

• Електронною поштою на спеціальну адресу для звітів: Whistleblower.acer@acer.com;
• У письмовій формі поштою на адресу підрозділу внутрішнього аудиту Corp. Internal Audit Unit за адресою: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan (Тайвань). Для забезпечення конфіденційності на конверті має бути маркування «КОНФІДЕНЦІЙНО».

Призначений співробітник буде відповідати за отримання та обробку Скарг.

У Скарзі має бути максимально точний опис фактів/подій. Надана інформація повинна бути фактичною, об’єктивною і безпосередньо пов’язаною з предметом Скарги. Слід передавати лише строго необхідну інформацію, особливо якщо Скарга може містити конфіденційну інформацію (особисті дані, що розкривають расове або етнічне походження, політичні думки, релігійні або філософські переконання, дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя фізичної особи або сексуальної орієнтації тощо) або спеціальні дані (обробка особистих даних, що стосуються кримінальних вироків і правопорушень). Скаргу потрібно подавати добросовісно і без будь-якої прямої фінансової компенсації.

Якщо скаргу подано добросовісно, до інформатора не може бути застосовано покарання, звільнення або будь-які прямі або непрямі дискримінаційні заходи або інші форми репресалій або спроб репресалій, навіть якщо згодом буде доведено, що факти є неточними або не призводять до будь-яких подальших дій.

Використання цього Механізму є необов’язковим і не має на меті замінити будь-які інші наявні канали звітності (наприклад, відповідних старших керівників або менеджерів). Жодної дії не буде вжито проти людини, яка обирає використання інших каналів, а не цього Механізму.

Компанія Acer не відмовляється від анонімних Скарг. Однак, для забезпечення ефективної обробки Скарги, Acer наполегливо заохочує користувачів Механізму надати своє справжнє ім’я та контактну інформацію для полегшення розгляду доказів і розслідування Скарги підрозділом внутрішнього аудиту.

Acer гарантує збереження конфіденційності особи, яка подає Скаргу, фактів/подій, що стосуються Скарги, прикріплених документів, а також особи людей, про які згадується у Скарзі.

Перш ніж подати Скаргу, ознайомтеся з поданим документом, щоб отримати докладнішу інформацію про кроки, які слід виконати, й про обробку Скарг компанією Acer: Механізм розгляду скарг зацікавлених сторін

Якщо ви шукаєте послуги з підтримки продуктів, відвідайте вебсайт компанії Acer (https://www.acer.com/worldwide/) для країни/регіону вашого перебування. Якщо ви шукаєте послуги для зацікавлених осіб, відвідайте сторінку www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Подаючи Скаргу, Інформатор може передавати персональні дані для розгляду в рамках Механізму.

Ці персональні дані обробляються корпорацією Acer Inc., юридична адреса якої 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan (Тайвань), та її групою компаній по всьому світу (надалі «Acer»), список яких можна знайти на сторінці https://www.acer.com/worldwide/, що діють як об’єднані контролери даних, розглядаючи Скарги з таких питань:

• злочин або правопорушення;
• загроза або збитки загальним інтересам;
• порушення чинного законодавства (наприклад, національного законодавства або законодавства Європейського Союзу), правил, договорів або інших міжнародних зобов’язань будь-якої країни;
• порушення політики корпоративного управління Acer; або
• порушення «Стандартів ведення бізнесу групи компаній Acer».

Обробка персональних даних Інформатора ґрунтується на різних правових підставах, залежно від переслідуваних цілей, що докладно описано нижче.

• Обробка необхідна для виконання юридичних зобов’язань:
  • для управління системою збору та обробки Скарг, у тому числі встановлення порядку збору Скарг і будь-якого аналізу, перевірки та обробки Скарг;
  • для захисту інформаторів, посередників та осіб, пов’язаних з інформаторами;
  • для управління запитами суб’єктів даних для реалізації прав на захист даних; та
  • для співпраці з контролюючими органами, якщо це потрібно.
• Обробка необхідна для захисту законних інтересів Компанії:
  • для управління системою збору та обробки Скарг, у тому числі встановлення порядку збору Скарг і будь-якого аналізу, перевірки та обробки Скарг; та
  • для розгляду скарг, суперечок і (судових) проваджень щодо Скарг та забезпечення правової позиції Компанії в цих питаннях.

Зібрані дані передаються таким одержувачам, відповідно до цілей і сфери відповідальності: будь-якій особі, співробітнику компанії Acer або постачальнику послуг, який уклав контракт із компанією Acer і чий досвід буде корисним для обробки звітів, захисту інформатора, посередників і осіб, які пов’язані з автором звіту.

Заходи безпеки.

Компанія захищає особисту інформацію, якою Інформатор ділиться з Компанією, від знищення, втрати, зміни й несанкціонованого розголошення або доступу – це стосується особистих даних, що передаються, зберігаються або іншим чином обробляються. Компанія Acer надає доступ до особистих даних Інформатора лише тим особам, які потребують цього для виконання своєї роботи. Політика компанії Acer передбачає збереження цілісності будь-якої особистої інформації, якою володіє компанія.

Дані Інформатора будуть зберігатися не довше, ніж це необхідно для цілей, для яких дані обробляються, й відповідно до чинного законодавства або нормативних актів.

Як правило, документи, докази, записи та/або записи розслідування щодо скарг зберігаються Відповідальним підрозділом протягом п'яти (5) років.

Дані можуть зберігатися протягом довшого періоду часу, в архіві, якщо контролер даних юридично зобов’язаний це зробити або, з метою забезпечення захисту інформатора або умов для встановлення тривалих правопорушень (у межах застосовного терміну позовної давності/строку відчуження майна).

Якщо Інформатор знаходиться у ЄЕЗ, Великій Британії, Бразилії або штатах Каліфорнія, Вірджинія й Колорадо в США чи в інших юрисдикціях із відповідним законодавством, Інформатор маєте право на доступ, виправлення та видалення своїх особистих даних, право на обмеження обробки, право на перенесення своїх даних, а також право відмовитися від обробки своїх даних. Ці права можна реалізувати, надіславши електронного листа на адресу Whistleblower.acer@acer.com.

Нарешті, Інформатор має право подати скаргу у відповідний наглядовий орган за місцем фактичного проживання, місцем роботи або місцем, де нібито відбулося порушення обробки його особистих даних Компанією.