İhbar Mekanizması | Acer Türkiye
İhbar Mekanizması
Acer ve bağlı şirketleri, bazı yargı alanlarındaki yasal yükümlülüklerine uygun olarak dahili Paydaş Şikayet mekanizmasını (bundan böyle "Mekanizma" olarak anılacaktır) uygulamaya koymuştur.
Bu Mekanizma sayesinde tüm personeller, paydaşlar, ortaklar, bir idari kurumun, yönetim veya denetim kurumunun üyeleri, harici ve zaman zaman iş birlikçilerin yanı sıra yüklenicilerin ve alt yüklenicilerin aşağıdaki belirtilen hususlarda şikayet veya endişelerini (bundan böyle "Şikayetler" olarak anılacaktır) gönderebilir:
- Bir suç veya kusurlu davranış;
- Kamu menfaatine yönelik bir tehdit veya zarar;
- Herhangi bir ülkede yürürlükte olan yasaların (ulusal yasa veya Avrupa Birliği yasası gibi), düzenlemelerin, anlaşmaların veya diğer uluslararası taahhütlerin ihlal edilmesi;
- Acer'ın kurumsal yönetim politikalarının ihlali veya
- "Acer Group'un İş Etiği Standartları"nın ihlali.
Şikayet şu şekilde gönderilebilir:
- E-posta yoluyla, şu özel raporlama e-posta adresine: Whistleblower.acer@acer.com;
- Yazılı olarak ve posta yoluyla, Kurumsal İç Denetim Birimi'nin aşağıdaki adresine: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Tayvan. Gizliliği sağlamak için zarf "GİZLİ" şeklinde etiketlenmelidir.
Şikayetleri almak ve işleme koymaktan sorumlu özel bir görevli olacaktır.
Şikayette gerçekler/olaylar mümkün olduğunca doğru şekilde açıklanmalıdır. İletilen bilgiler gerçeklere dayalı, objektif ve Şikayetin konusu ile doğrudan ilgili olmalıdır. Özellikle Şikayetin hassas bilgileri (ırk veya etnik kökeni, siyasi görüşleri, dini veya felsefi inançları, sağlık durumuyla ilgili verileri ya da bir kişinin cinsel yaşamı veya cinsel yönelimi ile ilgili verileri vb. açığa çıkaran kişisel bilgiler) ya da özel verileri (cezai hüküm ve suçlarla ilgili kişisel verilerin işlenmesi) içerme ihtimali olduğunda yalnızca kesin olarak gerekli bilgiler gönderilmelidir. Şikayet iyi niyetle ve doğrudan finansal tazminat beklentisi olmadan gönderilmelidir.
Şikayet iyi niyetle gönderilirse sunulan bilgilerin daha sonra yanlış olduğunun kanıtlanması veya herhangi bir takibin yapılmasına yol açmaması durumunda bile İhbarcı hiçbir yaptırımla karşılaşamaz, işten atılamaz veya doğrudan ya da dolaylı bir ayrımcılığa veya başka bir misillemeye ya da misilleme girişimine tabi tutulamaz.
Bu Mekanizmanın kullanımı isteğe bağlıdır ve mevcut diğer raporlama kanallarının (ör. uygun kıdemli liderler veya yönetim) yerini alması amaçlanmamıştır. Mekanizma yerine başka kanallar kullanmayı seçen bir kişiye karşı herhangi bir işlem yapılmayacaktır.
Acer, Şikayetlerin isimsiz şekilde yapılmasına da izin verir. Bununla birlikte Acer, Şikayetin etkili bir şekilde işlenmesini sağlamak amacıyla İç Denetim Biriminin kanıtları incelemesini ve Şikayetin soruşturulmasını kolaylaştırmak için Mekanizmanın kullanıcılarına gerçek adlarını ve iletişim bilgilerini vermelerini tavsiye eder.
Acer, Şikayeti gönderen kişinin kimliğinin ve Şikayete konu olan bilgilerin/olayların yanı sıra ekteki belgelerin ve Şikayette bahsi geçen kişilerin kimliğinin gizli kalmasını sağlar.
Şikayetinizi göndermeden önce, izlenecek adımlar ve Şikayetlerin Acer tarafından işlenmesi hakkında daha fazla bilgi için lütfen şu belgeyi inceleyin: Paydaş Şikayet Mekanizması
Ürün destek hizmeti almak istiyorsanız lütfen Acer'ın bulunduğunuz ülkeye/bölgeye yönelik web sitesini (https://www.acer.com/worldwide/) ziyaret edin. Paydaş hizmeti almak istiyorsanız lütfen www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service adresini ziyaret edin
Bildiren, bir Şikayet gönderdiğinde Mekanizmada değerlendirilmek üzere kişisel veriler iletiyor olabilir.
Bu kişisel veriler; 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Tayvan adresinde bulunan ve ortak veri denetleyicileri olarak hareket eden Acer Inc. ile dünya genelindeki şirketler grubu ("Acer") (bu şirketlerin listesi https://www.acer.com/worldwide/ adresinde bulunabilir) tarafından, aşağıdaki konulardaki Şikayetler için işlenir:
- Bir suç veya kusurlu davranış;
- Kamu menfaatine yönelik bir tehdit veya zarar;
- Herhangi bir ülkede yürürlükte olan yasaların (ulusal yasa veya Avrupa Birliği yasası gibi), düzenlemelerin, anlaşmaların veya diğer uluslararası taahhütlerin ihlal edilmesi;
- Acer'ın kurumsal yönetim politikalarının ihlali veya
- "Acer Group'un İş Etiği Standartları"nın ihlali.
Bildirenin kişisel verileri işlenirken, aşağıda ayrıntılı olarak açıklanan amaçlara bağlı olarak farklı yasal dayanaklar temel alınır:
- İşleme faaliyeti aşağıdakiler doğrultusunda yasal yükümlülüklere uymak için gerekli olduğunda:
- Şikayetleri toplama ve Şikayetlerin analizi, doğrulaması ve işlenmesine yönelik bir prosedür oluşturulması da dahil olmak üzere Şikayetlerin toplanması ve işlenmesi için sistemi yönetmek;
- İhbarcıları, kolaylaştırıcıları ve İhbarcılarla temas halinde olan kişileri korumak;
- Veri sahiplerinin veri koruma haklarını kullanma taleplerini yönetmek ve
- Varsa denetim yetkilileriyle işbirliği yapmak.
- İşleme faaliyeti aşağıdakiler doğrultusunda Şirketin meşru menfaatlerini korumak için gerekli olduğunda:
- Şikayetleri toplama ve Şikayetlerin analizi, doğrulaması ve işlenmesine yönelik bir prosedür oluşturulması da dahil olmak üzere Şikayetlerin toplanması ve işlenmesi için sistemi yönetmek ve
- Şikayetleri, anlaşmazlıkları ve Şikayetlerle ilgili (yasal) işlemleri yönetmek ve Şirketin buradaki yasal pozisyonunu teminat altına almak.
Toplanan veriler, amaçlar ve sorumluluklar doğrultusunda şu alıcılara gönderilir: Acer'a sözleşmeli olarak bağlı olan ve raporların işlenmesi, ihbarcının, kolaylaştırıcıların ve raporun sahibi ile bağlantılı kişilerin korunması hususunda uzmanlık bilgisi kullanışlı olabilecek herhangi bir kişi, Acer çalışanı veya hizmet sağlayıcı.
Güvenlik Önlemleri.
Şirket; Bildirenin Şirketle paylaştığı kişisel bilgileri aktarılan, saklanan veya başka bir şekilde işlenen kişisel verilerin imha edilmesi, kaybolması, değiştirilmesi ve izinsiz açıklanması veya bu verilere izinsiz erişilmesi gibi durumlara karşı korur. Acer bünyesinde, Bildirenin kişisel bilgilerine erişim, işlerini yapmak için bu bilgilere ihtiyaç duyan kişilerle sınırlıdır. Acer, politikası uyarınca, sahip olduğu kişisel bilgilerin bütünlüğünü korur.
Bildirenin verileri, işlenme amaçları doğrultusunda gereken süreden daha fazla tutulmayacak ve yürürlükteki yasa veya düzenlemelere uygun şekilde saklanacaktır.
Genel olarak, şikayetlerle ilgili belgeler, deliller, kayıtlar ve/veya soruşturma kayıtları Sorumlu Birim tarafından beş (5) yıl boyunca saklanır.
Denetleyicinin yasal olarak tutma yükümlülüğü varsa veya şikayetçinin korunmasını sağlamak ya da devam eden suçların belirlenmesine yardımcı olmaya izin vermek amacıyla (geçerli sınırlama/hak düşme süresi dahilinde) veriler daha uzun bir süre arşivde tutulabilir.
Bildiren; AEA, Birleşik Krallık, Brezilya veya Amerika Birleşik Devletleri'nin Kaliforniya, Virginia ve Colorado eyaletlerinde ya da geçerli yasaların yürürlükte olduğu diğer yargı bölgelerinde bulunuyorsa Bildirenin kişisel verilerine erişme, bunları düzeltme ve silme, işlenmesini sınırlandırma hakkının yanı sıra verilerinin taşınabilirliğini sağlama hakkına ve verilerinin işlenmesine itiraz etme hakkına sahiptir. Bu haklar, Whistleblower.acer@acer.com adresine e-posta gönderilerek kullanılabilir.
Son olarak, Bildirenin ikamet ettiği yerde, çalıştığı yerde veya kişisel verilerinin Şirket tarafından işlenmesi ile ilgili iddia edilen ihlalin meydana geldiği yerde uygun denetim makamına şikayette bulunma hakkı vardır.