Varslermekanisme | Acer Norge

I samsvar med sine juridiske forpliktelser i noen jurisdiksjoner har Acer og dets tilknyttede selskaper implementert en intern interessentklagemekanisme (heretter referert til som «mekanismen»).

Denne mekanismen tillater alle ansatte, aksjonærer, partnere, medlemmer av et administrativt organ, ledelsesorgan- eller tilsynsorgan, og eksterne og sporadiske samarbeidspartnere, samt leverandører og underleverandører, å sende inn klager eller spørsmål (heretter omtalt som «klage(r)») om følgende saker:

• en forbrytelse eller forseelse
• en trussel eller skade mot allmenn interesse
• brudd på gjeldende lover (som nasjonal lov eller EU-lov), forskrifter, avtaler eller andre internasjonale forpliktelser i ethvert land
• brudd på Acers retningslinjer for eierstyring og selskapsledelse
• brudd på «Acer Groups standarder for forretningsatferd»

Klagen kan sendes inn:

• via e-post til følgende dedikerte e-postadresse for rapportering: Whistleblower.acer@acer.com;
• skriftlig via post, til Corp. Internal Audit Unit på følgende adresse: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Konvolutten må merkes «KONFIDENSIELL» for å sikre konfidensialitet.

En egen behandler vil være ansvarlig for å motta og behandle klager.

Klagen skal beskrive fakta/hendelser så nøyaktig som mulig. Den kommuniserte informasjonen skal være saklig, objektiv og direkte relatert til klagen. Kun strengt nødvendig informasjon skal oppgis, spesielt når klagen kan inneholde sensitive opplysninger (personopplysninger som avslører rase eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøse eller filosofiske overbevisninger, data om helse eller data om en persons sexliv eller seksuell orientering, osv.) eller spesielle data (behandling av personopplysninger knyttet til straffedømte og lovbrudd). Klagen må fremmes i god tro og uten direkte økonomisk kompensasjon.

Hvis klagen fremmes i god tro, kan ikke informanten sanksjoneres, avvises eller utsettes for direkte eller indirekte diskriminerende tiltak eller annen form for gjengjeldelse eller forsøk på gjengjeldelse, selv om faktaene senere viser seg å være unøyaktige eller ikke fører til noen oppfølging.

Det er valgfritt å bruke denne mekanismen, og det er ikke meningen at den skal erstatte andre eksisterende rapporteringskanaler (f.eks. passende ledelse). Ingen handling vil bli tatt mot en person som velger å bruke andre kanaler enn mekanismen.

Acer fraråder ikke anonyme klager. For å sikre effektiv behandling av klagen oppfordrer Acer brukere av mekanismen til å oppgi sitt sanne navn og sin kontaktinformasjon for å gjøre den interne revisjonsenhetens gjennomgang av bevis og etterforskning av samsvar enklere.

Acer sikrer konfidensialiteten til identiteten til personen som sender inn klagen, fakta/hendelser som er gjenstand for klagen, vedlagte dokumenter samt identiteten til personene som er nevnt i klagen.

Før du sender inn klagen, kan du se følgende dokument for mer informasjon om trinnene du må følge, og behandling av klagesaker av Acer: Interessentklagemekanismen

Hvis du leter etter kundestøttetjenester for produkter, kan du gå til Acers nettsted (https://www.acer.com/worldwide/) for landet/regionen du befinner deg i. Hvis du er ute etter aksjonærtjenester, kan du gå til www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Ved å sende inn en klage kan informanten kommunisere personopplysninger for behandling i mekanismen.

Disse personopplysningene behandles av Acer Inc., 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan og dets gruppe med selskaper rundt om i verden («Acer») – en liste som du finner på https://www.acer.com/worldwide/, som fungerer som felles databehandlingsansvarlige i forbindelse med klager om:

• en forbrytelse eller forseelse
• en trussel eller skade mot allmenn interesse
• brudd på gjeldende lover (som nasjonal lov eller EU-lov), forskrifter, avtaler eller andre internasjonale forpliktelser i ethvert land
• brudd på Acers retningslinjer for eierstyring og selskapsledelse
• brudd på «Acer Groups standarder for forretningsatferd»

Behandlingen av informantens personopplysninger er basert på ulike juridiske grunnlag, avhengig av formålene som skal oppnås, som beskrevet nedenfor:

• Behandlingen er nødvendig for å overholde juridiske forpliktelser:
  • for å administrere systemet for innsamling og behandling av klager, inkludert etablering av en prosedyre for innsamling av klager og enhver analyse, verifisering og behandling av klager
  • for å beskytte informanter, tilretteleggere og personer i kontakt med informanter
  • for å håndtere forespørsler om databeskyttelse
  • for å samarbeide med tilsynsmyndigheter, hvis aktuelt
• Behandlingen er nødvendig for å beskytte selskapets legitime interesser:
  • for å administrere systemet for innsamling og behandling av klager, inkludert etablering av en prosedyre for å samle inn klager og enhver analyse, verifisering og behandling av klager
  • for å håndtere klager, konflikter og (juridiske) saksbehandlinger i forhold til klagene og for å sikre selskapets juridiske stilling der.

Dataene som samles inn, formidles til følgende mottakere i henhold til formålene og ansvarsområdene: enhver person, ansatt hos Acer eller tjenesteleverandør som er kontraktsmessig knyttet til Acer, hvis kompetanse ville synes å være nyttig for behandling av rapporter, beskyttelse av varsleren, tilretteleggere og personer knyttet til forfatteren av rapporten.

Sikkerhetstiltak.

Selskapet beskytter personopplysningene som informanter deler med selskapet mot ødeleggelse, tap, endring og uautorisert utlevering av eller tilgang til personopplysninger som overføres, lagres eller behandles på annen måte. Hos Acer er tilgangen til informantens personopplysninger begrenset til personer som trenger det for å gjøre jobben sin. Det er Acers policy å opprettholde integriteten til alle personopplysninger som er i Acers besittelse.

Informantens data lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for de formålene de behandles for, og i samsvar med gjeldende lover eller forskrifter.

Generelt blir dokumenter, bevis, registreringer og/eller nedskrivninger av undersøkelser vedrørende klager oppbevart av ansvarlig enhet i fem (5) år.

Data kan oppbevares i en lengre periode, i arkiv, hvis den behandlingsansvarlige er juridisk forpliktet til å gjøre det, eller, for å sikre beskyttelse av varsleren eller for å tillate etablering av vedvarende lovbrudd (innenfor gjeldende begrensning/tvangsperiode).

Hvis informanter befinner deg i EØS, Storbritannia, Brasil eller i delstatene California, Virginia og Colorado i USA, eller andre jurisdiksjoner med gjeldende lover, har informanter rett til å få tilgang til, endre og slette sine personopplysninger, retten til å begrense behandlingen, retten til portabilitet av sine data, samt retten til å protestere mot behandling av sine data. Disse rettighetene kan utøves ved å sende en e-post til Whistleblower.acer@acer.com.

Til slutt har informanter rett til å sende inn en klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten for sitt bosted, arbeidssted eller stedet der den påståtte overtredelsen skjedde, angående selskapets behandling av deres personopplysninger.