Visszaélések bejelentésére szolgáló mechanizmus | Acer Magyarország

Az Acer és kapcsolt vállalkozásai egyes joghatóságokban fennálló jogi kötelezettségeiknek megfelelően egy érdekelt felek panaszkezelésére vonatkozó belső eljárást (a továbbiakban: „eljárást”) vezetnek be.

Ez az eljárás lehetővé teszi, hogy a személyzet tagjai, részvényesek, partnerek, igazgatási, irányító vagy felügyeleti szervek tagjai, külső és alkalmi együttműködő felek, valamint vállalkozók és alvállalkozók panaszaikat vagy aggályaikat (a továbbiakban: „panasz(ok)”) benyújtsák az alábbi ügyekben:

• bűncselekmény vagy szabálysértés;
• a közérdeket fenyegető veszély vagy kár;
• bármely ország vonatkozó jogszabályainak (például a nemzeti jog vagy az európai uniós jog), rendeleteinek, szerződéseinek vagy más nemzetközi kötelezettségvállalásainak megsértése;
• az Acer vállalatirányítási szabályzatainak megsértése; vagy
• az „Acer csoport üzleti magatartási szabályzatának” megsértése.

A panasz benyújtható:

• E-mailben a következő, bejelentésre szolgáló e-mail-címre: Whistleblower.acer@acer.com;
• Levélben, postán a belső ellenőrzési osztálynak (Corp. Internal Audit Unit) címezve, a következő címre: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Tajvan. A titoktartás biztosítása érdekében a borítékot „CONFIDENTIAL” (BIZALMAS) felirattal kell ellátni.

A panaszok fogadásáért és feldolgozásáért egy kijelölt tisztviselő felel.

A panasznak a lehető legpontosabban kell leírnia a tényeket/eseményeket. A közölt információknak tényszerűnek, objektívnek és a panasz tárgyához közvetlenül kapcsolódónak kell lenniük. Csak a feltétlenül szükséges információkat kell továbbítani, különösen akkor, ha a panasz érzékeny információkat (faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy filozófiai meggyőződésre, egy természetes személy egészségére vagy szexuális életére, illetve szexuális irányultságára vonatkozó adatokat stb.) vagy különleges adatokat tartalmazhat (büntetőítéletekkel és bűncselekményekkel kapcsolatos személyes adatok feldolgozása esetén). A panaszt jóhiszeműen és közvetlen pénzügyi ellentételezés nélkül kell benyújtani.

Ha a panaszt jóhiszeműen nyújtják be, a bejelentőt nem lehet szankcionálni, elbocsátani, közvetlen vagy közvetett diszkriminatív intézkedésnek, vagy bármilyen más megtorlásnak vagy megtorlási kísérletének alávetni, még akkor sem, ha a tények utólag nem bizonyulnak helytállónak, vagy nem vezetnek további vizsgálathoz.

Az eljárás alkalmazása nem kötelező, és nem helyettesíti a meglévő bejelentési csatornákat (például a megfelelő felsővezetők vagy a vezetőség értesítését). Nem történik intézkedés olyan személy ellen, aki úgy dönt, hogy az eljárástól eltérő csatornákat használ.

Az Acer lehetőséget biztosít a panaszok név nélkül történő bejelentésére. A panasz hatékony feldolgozásának biztosítása érdekében azonban az Acer határozottan arra ösztönzi a felhasználókat, hogy adják meg valódi nevüket és kapcsolattartási adataikat, hogy megkönnyítsék a belső ellenőrzési osztály számára a bizonyítékok áttekintését és a panasz kivizsgálását.

Az Acer biztosítja a panaszt benyújtó személy személyazonosságának, a panasz tárgyát képező tényeknek/eseményeknek, a csatolt dokumentumoknak, valamint a panaszban említett személyek személyazonosságának bizalmas kezelését.

Panaszának benyújtása előtt kérjük, olvassa el az alábbi dokumentumot, amely további információkat tartalmaz a követendő lépésekről és a panaszoknak az Acer általi feldolgozásáról: Az érdekelt felek panaszkezelési eljárása

Ha terméktámogatási szolgáltatást keres, látogasson el az Acer Ön lakóhelye szerinti országra/régióra vonatkozó honlapjára (https://www.acer.com/worldwide/). Ha részvényesi szolgáltatásokat venne igénybe, látogasson el a www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service weboldalra.

A panasz benyújtásával a bejelentő a kivizsgálás céljából személyes adatokat közölhet az eljárás keretében.

Ezeket a személyes adatokat az Acer Inc. (8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Tajvan) és világszerte működő vállalatcsoportja („Acer”), amelyek listája megtalálható a https://www.acer.com/worldwide/ oldalon, közös adatkezelőként eljárva az alábbi panaszokkal kapcsolatban feldolgozhatja:

• bűncselekmény vagy szabálysértés;
• a közérdeket fenyegető veszély vagy kár;
• bármely ország vonatkozó jogszabályainak (például a nemzeti jog vagy az európai uniós jog), rendeleteinek, szerződéseinek vagy más nemzetközi kötelezettségvállalásainak megsértése;
• az Acer vállalatirányítási szabályzatainak megsértése; vagy
• az „Acer csoport Üzleti magatartási szabályzatának” megsértése.

A bejelentő személyes adatainak feldolgozására az elérni kívánt céloktól függően eltérő jogalapok vonatkoznak, az alábbiak szerint:

• az adatfeldolgozás szükséges az alábbi jogi kötelezettségek teljesítéséhez:
  • A panaszok összegyűjtésére és feldolgozására szolgáló rendszer irányítása, beleértve a panaszok összegyűjtésére szolgáló eljárás létrehozását, valamint a panaszok elemzését, ellenőrzését és feldolgozását;
  • A bejelentők, közvetítők és a bejelentőkkel kapcsolatban álló személyek védelme;
  • Az érintett adatvédelmi jogainak gyakorlására irányuló kérések kezelése; és
  • Adott esetben a felügyeleti hatóságokkal való együttműködés.
• Az adatkezelés a vállalat alábbi jogos érdekeink védelme érdekében szükséges:
  • A panaszok összegyűjtésére és feldolgozására szolgáló rendszer irányítása, beleértve a panaszok összegyűjtésére szolgáló eljárás létrehozását, valamint a panaszok elemzését, ellenőrzését és feldolgozását; és
  • A panaszokkal kapcsolatos sérelmek, viták és (jogi) eljárások kezelése, valamint a vállalat azokhoz kapcsolódó jogi állásfoglalásának kialakítása.

Az összegyűjtött adatokat a célok és felelősségi körök szerint a következő címzettekkel közöljük: bármely személy, az Acer alkalmazottja vagy az Acerrel szerződéses kapcsolatban álló szolgáltató, akinek a szakértelme hasznos lehet a jelentések feldolgozása, vagy a visszaélést bejelentő személy, a közvetítők és a bejelentés szerzőjéhez kapcsolódó személyek védelme szempontjából.

Biztonsági intézkedések.

A vállalattal a bejelentő által megosztott személyes adatokat a vállalat védi a megsemmisüléstől, az elvesztéstől, a módosítástól, valamint a továbbított, tárolt vagy más módon feldolgozott személyes adatokhoz való jogosulatlan hozzáféréstől. Az Acer vállalatnál csak azok a személyek férhetnek hozzá a bejelentő személyes adataihoz, akiknek a munkájuk elvégzéséhez erre szükségük van. Az Acer szabályzata értelmében gondoskodunk az Acer birtokában lévő személyes adatok sértetlenségéről.

A bejelentő adatait csak addig őrizzük meg, ameddig az a feldolgozásuk céljához szükséges, és a vonatkozó jogszabályoknak vagy előírásoknak megfelelően tároljuk.

Általában a panaszokkal kapcsolatos dokumentumokat, bizonyítékokat, feljegyzéseket és/vagy vizsgálati feljegyzéseket a panaszkezelésért felelős osztály öt (5) évig őrzi meg.

Az adatok hosszabb ideig archívumban tárolhatók, ha az adatkezelőt erre jogszabály kötelezi, vagy ha az a visszaélést bejelentő személy védelmének biztosítása vagy a folytatódó bűncselekmények megállapítása érdekében szükséges (az alkalmazandó elévülési/kizárási időszakon belül).

Ha a bejelentő az Európai Gazdasági Térségben, az Egyesült Királyságban, Brazíliában vagy az Egyesült Államokon belül Kalifornia, Virginia vagy Colorado államban, illetve vonatkozó jogszabályokkal rendelkező egyéb joghatóságok területén tartózkodik, joga van a személyes adataihoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez és törléséhez, a feldolgozásuk korlátozásához, megilleti az adathordozhatósághoz való jog, valamint kifogással élhet az adatai feldolgozása ellen. Ezeket a jogokat a Whistleblower.acer@acer.com e-mail-címre küldött e-mail útján gyakorolhatja.

Végezetül a bejelentő jogosult arra, hogy a személyes adatainak a vállalat által történő feldolgozása kapcsán panaszt tegyen az illetékes felügyeleti hatóságnál a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti országban.