Μηχανισμός καταγγελιών | Acer Ελλάδα

Σε συμμόρφωση με τις νομικές της υποχρεώσεις σε ορισμένες δικαιοδοσίες, η Acer και οι συνδεδεμένες με αυτήν εταιρείες έχουν εφαρμόσει έναν εσωτερικό μηχανισμό καταγγελιών των ενδιαφερομένων μερών (εφεξής ο "Μηχανισμός").

Αυτός ο Μηχανισμός επιτρέπει σε όλα τα μέλη του προσωπικού, τους μετόχους, τους εταίρους, τα μέλη ενός διοικητικού, διαχειριστικού ή εποπτικού οργάνου, τους εξωτερικούς και περιστασιακούς συνεργάτες, καθώς και τους εργολάβους και υπεργολάβους, να υποβάλλουν παράπονα ή προβληματισμούς (εφεξής "Καταγγελίες") για τα ακόλουθα θέματα:

• έγκλημα ή πλημμέλημα,
• απειλή ή βλάβη προς το γενικό συμφέρον,
• παραβίαση των εφαρμοστέων νόμων (όπως το εθνικό δίκαιο ή το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης), κανονισμών, συνθηκών ή άλλων διεθνών δεσμεύσεων οποιασδήποτε χώρας,
• παραβίαση των πολιτικών εταιρικής διακυβέρνησης της Acer ή
• παραβίαση των "Κανόνων Επιχειρηματικής Συμπεριφοράς του Ομίλου Acer".

Η Καταγγελία μπορεί να υποβληθεί με τους εξής τρόπους:

• Μέσω email στην ακόλουθη ειδική ηλεκτρονική διεύθυνση υποβολής καταγγελιών: Whistleblower.acer@acer.com;
• Γραπτώς μέσω ταχυδρομείου στην Εταιρική Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου στην ακόλουθη διεύθυνση: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Για να διασφαλιστεί η εμπιστευτικότητα, ο φάκελος πρέπει να φέρει την ένδειξη "ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ".

Ένας ειδικός υπάλληλος θα είναι υπεύθυνος για την παραλαβή και τη διεκπεραίωση των Καταγγελιών.

Η Καταγγελία πρέπει να περιγράφει τα γεγονότα/συμβάντα με τη μεγαλύτερη δυνατή ακρίβεια. Οι κοινοποιούμενες πληροφορίες πρέπει να είναι πραγματικές, αντικειμενικές και να σχετίζονται άμεσα με το αντικείμενο της Καταγγελίας. Θα πρέπει να διαβιβάζονται μόνο οι απολύτως απαραίτητες πληροφορίες, ιδίως όταν η Καταγγελία μπορεί να περιλαμβάνει ευαίσθητες πληροφορίες (προσωπικά δεδομένα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, δεδομένα που αφορούν την υγεία ή δεδομένα που αφορούν τη σεξουαλική ζωή ή τον σεξουαλικό προσανατολισμό ενός φυσικού προσώπου κ.λπ.) ή ειδικά δεδομένα (επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορούν ποινικές καταδίκες και αδικήματα). Η Καταγγελία πρέπει να υποβάλλεται καλή τη πίστει και χωρίς άμεση οικονομική αποζημίωση.

Εάν η Καταγγελία υποβάλλεται καλή τη πίστει, ο Πληροφοριοδότης δεν μπορεί να τιμωρηθεί, να απολυθεί ή να υποστεί οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση διάκριση ή οποιαδήποτε άλλη μορφή αντιποίνων ή απόπειρα αντιποίνων, ακόμη και αν τα γεγονότα αποδειχθούν εκ των υστέρων ανακριβή ή δεν οδηγήσουν σε οποιαδήποτε συνέχεια.

Η χρήση αυτού του Μηχανισμού είναι προαιρετική και δεν έχει σκοπό να αντικαταστήσει άλλους υφιστάμενους διαύλους υποβολής καταγγελιών (π.χ. αρμόδιοι επικεφαλής ή ανώτερα διοικητικά στελέχη). Δεν θα ληφθεί κανένα μέτρο κατά προσώπου που επιλέγει να χρησιμοποιήσει άλλους διαύλους αντί του Μηχανισμού.

Η Acer δεν αποθαρρύνει τις ανώνυμες Καταγγελίες. Ωστόσο, για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική επεξεργασία της Καταγγελίας, η Acer ενθαρρύνει θερμά τους χρήστες του Μηχανισμού να παρέχουν το πραγματικό τους όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας τους, ώστε να διευκολυνθεί η εξέταση των στοιχείων και η διερεύνηση της Καταγγελίας από τη Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου.

Η Acer διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του προσώπου που υποβάλλει την Καταγγελία, των γεγονότων/συμβάντων που αποτελούν αντικείμενο της Καταγγελίας, των συνημμένων εγγράφων καθώς και της ταυτότητας των προσώπων που αναφέρονται στην Καταγγελία.

Πριν από την υποβολή της Καταγγελίας σας, ανατρέξτε στο ακόλουθο έγγραφο για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε και την επεξεργασία των καταγγελιών από την Acer: Μηχανισμός καταγγελιών των ενδιαφερομένων μερών

Εάν αναζητάτε υπηρεσίες υποστήριξης προϊόντων, επισκεφθείτε τον ιστότοπο της Acer (https://www.acer.com/worldwide/) για τη χώρα/περιοχή στην οποία βρίσκεστε. Εάν αναζητάτε υπηρεσίες μετόχων, επισκεφθείτε τη διεύθυνση www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Υποβάλλοντας μια Καταγγελία, ο Πληροφοριοδότης ενδέχεται να κοινοποιεί προσωπικά δεδομένα προς εξέταση στον Μηχανισμό.

Τα εν λόγω προσωπικά δεδομένα υποβάλλονται σε επεξεργασία από την Acer Inc., of 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan και τον όμιλο εταιρειών της σε όλο τον κόσμο ("Acer") - μπορείτε να βρείτε τον σχετικό κατάλογο στη διεύθυνση https://www.acer.com/worldwide/, η οποία ενεργεί ως κοινός υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων, για καταγγελίες σχετικά με τα εξής:

• έγκλημα ή πλημμέλημα,
• απειλή ή βλάβη προς το γενικό συμφέρον,
• παραβίαση των εφαρμοστέων νόμων (όπως το εθνικό δίκαιο ή το δίκαιο της Ευρωπαϊκής Ένωσης), κανονισμών, συνθηκών ή άλλων διεθνών δεσμεύσεων οποιασδήποτε χώρας,
• παραβίαση των πολιτικών εταιρικής διακυβέρνησης της Acer ή
• παραβίαση των "Κανόνων Επιχειρηματικής Συμπεριφοράς του Ομίλου Acer".

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων του Πληροφοριοδότη βασίζεται σε διαφορετική νομική βάση, ανάλογα με τους επιδιωκόμενους σκοπούς, όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις:
  • Για τη διαχείριση του συστήματος συλλογής και επεξεργασίας των Καταγγελιών, συμπεριλαμβανομένης της θέσπισης μιας διαδικασίας συλλογής των καταγγελιών και της ανάλυσης, επαλήθευσης και επεξεργασίας των Καταγγελιών.
  • Για την προστασία των πληροφοριοδοτών, των διαμεσολαβητών και των προσώπων που έρχονται σε επαφή με τους πληροφοριοδότες.
  • Για τη διαχείριση των αιτημάτων των υποκειμένων των δεδομένων με σκοπό την άσκηση των δικαιωμάτων προστασίας δεδομένων και
  • Για τη συνεργασία με τις εποπτικές αρχές, κατά περίπτωση.
• Η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την προστασία των έννομων συμφερόντων της Εταιρείας:
  • Για τη διαχείριση του συστήματος συλλογής και επεξεργασίας των Καταγγελιών, συμπεριλαμβανομένης της θέσπισης μιας διαδικασίας συλλογής των καταγγελιών και κάθε ανάλυσης, επαλήθευσης και επεξεργασίας των Καταγγελιών, και
  • Για τη διαχείριση καταγγελιών, διαφορών και (νομικών) διαδικασιών σε σχέση με τις Καταγγελίες και τη διασφάλιση της νομικής κατάστασης της Εταιρείας στην παρούσα.

Τα δεδομένα που συλλέγονται κοινοποιούνται στους ακόλουθους αποδέκτες, ανάλογα με τους σκοπούς και τις αρμοδιότητες: σε κάθε πρόσωπο, υπάλληλο της Acer ή πάροχο υπηρεσιών που συνδέεται συμβατικά με την Acer, του οποίου η εμπειρογνωμοσύνη φαίνεται να είναι χρήσιμη για την επεξεργασία των αναφορών, την προστασία του πληροφοριοδότη, τους διαμεσολαβητές και τα πρόσωπα που συνδέονται με τον συντάκτη της αναφοράς.

Μέτρα ασφαλείας.

Η Εταιρεία προστατεύει τις προσωπικές πληροφορίες τις οποίες κοινοποιούν στην Εταιρεία οι Πληροφοριοδότες από καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, μη εξουσιοδοτημένη αποκάλυψη ή πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα που μεταδίδονται, αποθηκεύονται ή υποβάλλονται σε άλλη επεξεργασία. Στην Acer, η πρόσβαση στις προσωπικές πληροφορίες του Πληροφοριοδότη περιορίζεται στα άτομα που τις χρειάζονται για τη δουλειά τους. Σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας, η Acer διατηρεί την ακεραιότητα των προσωπικών πληροφοριών τις οποίες έχει στην κατοχή της.

Τα δεδομένα των Πληροφοριοδοτών θα διατηρούνται για χρονικό διάστημα όχι μεγαλύτερο από αυτό που είναι απαραίτητο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία ή τους κανονισμούς.

Γενικά, τα έγγραφα, τα αποδεικτικά στοιχεία, τα αρχεία ή/και οι ηχογραφήσεις της έρευνας σχετικά με τις καταγγελίες φυλάσσονται από την Υπεύθυνη Μονάδα για πέντε (5) έτη.

Τα δεδομένα μπορούν να διατηρηθούν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, στο αρχείο, εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας είναι νομικά υποχρεωμένος να το πράξει ή για να διασφαλιστεί η προστασία του πληροφοριοδότη ή για να καταστεί δυνατή η διαπίστωση συνεχιζόμενων αδικημάτων (εντός της ισχύουσας προθεσμίας παραγραφής/αποκλεισμού).

Εάν οι Πληροφοριοδότες βρίσκονται στον ΕΟΧ, στο Ηνωμένο Βασίλειο, στη Βραζιλία ή στις πολιτείες Καλιφόρνια, Βιρτζίνια και Κολοράντο των Ηνωμένων Πολιτειών ή σε άλλους τόπους δικαιοδοσίας με εφαρμοστέους νόμους, έχουν το δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης και διαγραφής των προσωπικών τους δεδομένων, το δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας, το δικαίωμα φορητότητας των δεδομένων τους, καθώς και το δικαίωμα εναντίωσης στην επεξεργασία των δεδομένων τους. Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματα αυτά αποστέλλοντας μήνυμα email στην εξής διεύθυνση Whistleblower.acer@acer.com.

Τέλος, οι Πληροφοριοδότες έχουν το δικαίωμα να υποβάλουν μια καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή του τόπου κατοικίας τους, του τόπου εργασίας τους ή του τόπου όπου συνέβη η εικαζόμενη παράβαση σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων από εμάς.