Whistleblower-mekanisme | Acer Danmark

I overensstemmelse med vores juridiske forpligtelser indenfor visse retsområder har Acer og dets tilknyttede virksomheder implementeret en intern klagemekanisme for interessenter (herefter benævnt "mekanismen").

Denne mekanisme giver alle medarbejdere, aktionærer, partnere, medlemmer af en administrativ, ledelses- eller kontrolinstans og eksterne og periodiske samarbejdspartnere samt leverandører og underleverandører mulighed for at indgive klager eller give udtryk for bekymringer (herefter benævnt "klager") vedrørende følgende forhold:

• forbrydelser eller forseelser
• trusler eller skade mod almen interesse
• overtrædelser af gældende love (f.eks. national lovgivning eller EU-lovgivning), bestemmelser, traktater eller andre internationale forpligtelser i et hvilket som helst land
• overtrædelser af Acers virksomhedsledelsespolitikker eller
• overtrædelser af Acer Groups forretningsstandarder ("Acer Group’s Standards of Business Conduct")

Klagen kan indgives:

• Via e-mail til følgende e-mailadresse, der udelukkende tager sig af rapporteringer: Whistleblower.acer@acer.com;
• Fysisk brev via post adresseret til Corp. Internal Audit Unit på følgende adresse: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Kuverten skal mærkes "CONFIDENTIAL" (FORTROLIGT) for at sikre fortroligheden.

En særligt udpeget medarbejder vil være ansvarlig for at modtage og behandle klagerne.

Klagen skal beskrive fakta/hændelserne så nøjagtigt som muligt. De videregivne oplysninger skal være saglige, objektive og direkte relateret til emnet for klagen. Kun strengt nødvendige oplysninger bør videregives, især hvis klagen kan omfatte følsomme oplysninger (personoplysninger, der afslører race eller etnisk oprindelse, politiske holdninger, religiøs eller filosofisk overbevisning, oplysninger om fysiske personers helbred eller vedrørende deres sexliv eller seksuelle orientering mv.) eller særlige oplysninger (behandling af personoplysninger i forbindelse med straffedomme og lovovertrædelser). Klagen skal indgives i god tro og uden nogen direkte økonomisk kompensation.

Hvis klagen indgives i god tro, må den meddelende part ikke sanktioneres, afskediges eller udsættes for nogen direkte eller indirekte diskriminerende foranstaltning eller nogen andre former for repressalier eller forsøg på repressalier, selv om det efterfølgende påvises, at oplysningerne er unøjagtige eller ikke fører til opfølgning.

Brugen af denne mekanisme er valgfri og er ikke beregnet til at erstatte andre eksisterende rapporteringskanaler (f.eks. relevante overordnede eller ledelsen). Der vil ikke blive grebet ind over for personer, der vælger at bruge andre kanaler i stedet for mekanismen.

Acer fraråder ikke anonyme klager. For at sikre effektiv behandling af klager opfordrer Acer dog stærkt brugerne af mekanismen til at angive deres sande navn og kontaktoplysninger for at lette den interne revisionsenheds gennemgang af bevismateriale og undersøgelse af klagen.

Acer sørger for at holde identiteten på personen, der indsender klagen fortrolig.

Før du indsender en klage, bør du gennemgå følgende dokument for at få flere oplysninger om de trin, der skal følges, og om Acers behandling af klager: Interessenternes klagemekanisme

Leder du efter tjenester til produktsupport, kan du besøge Acers websted (https://www.acer.com/worldwide/) for det land/område, du befinder dig i. Leder du efter tjenester til aktionærer, kan du besøge www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Ved indsendelse af en klage videregiver den meddelende part muligvis persondata.

Disse persondata behandles af Acer Inc., som har til huse i 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan og dets gruppe af virksomheder over hele verden ("Acer") – en liste over disse findes på https://www.acer.com/worldwide/ – der fungerer som fælles dataansvarlige, for klager vedrørende:

• forbrydelser eller forseelser
• trusler eller skade mod almen interesse
• overtrædelser af gældende love (f.eks. national lovgivning eller EU-lovgivning), bestemmelser, traktater eller andre internationale forpligtelser i et hvilket som helst land
• overtrædelser af Acers virksomhedsledelsespolitikker eller
• overtrædelser af Acer Groups forretningsstandarder ("Acer Group’s Standards of Business Conduct").

Behandlingen af den meddelende parts persondata er baseret på forskellige juridiske årsager, afhængigt af hvilke formål der forfølges, som beskrevet nedenfor:

• behandlingen er nødvendig for at overholde juridiske forpligtelser:
  • At forvalte systemet for indsamling og behandling af klager, herunder indførelse af en fremgangsmåde for indsamling af klager samt analyse, efterprøvning og behandling af klagerne
  • At beskytte den meddelende part, facilitatorer og personer, der er i kontakt med den meddelende part
  • At forvalte anmodninger fra registrerede om at udøve deres databeskyttelsesrettigheder og
  • At samarbejde med tilsynsmyndighederne, hvis det er relevant.
• behandlingen er nødvendig for at beskytte Firmaets legitime interesser:
  • At forvalte systemet for indsamling og behandling af klagerne, herunder indførelse af en fremgangsmåde for indsamling af klagerne samt analyse, efterprøvning og behandling af klagerne og
  • At håndtere klager, tvister og retssager i forbindelse med klagerne og for at sikre Firmaets retsstilling.

De indsamlede data videregives til følgende modtagere i henhold til formål og ansvar: enhver person, medarbejder hos Acer eller serviceudbyder, der er kontraktligt forbundet med Acer, hvis ekspertise formodes at være nyttig til behandling af rapporter, beskyttelse af whistlebloweren, facilitatorer og personer, der er knyttet til forfatteren af rapporten.

Sikkerhedsforanstaltninger.

Firmaet beskytter de personlige oplysninger, som de meddelende parter deler med Firmaet, mod ødelæggelse, tab, ændring og uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til de personlige data, der overføres, lagres eller på anden måde behandles. Hos Acer er adgangen til den meddelende parts personlige oplysninger begrænset til personer, som har brug for disse oplysninger til at udføre deres arbejde. Det er Acers politik at opretholde integriteten af alle personlige oplysninger i Acers besiddelse.

Den meddelende parts data opbevares ikke i længere tid end nødvendigt til de formål, dataene behandles for, og i overensstemmelse med gældende lovgivning eller bestemmelser.

Dokumenter, beviser, registre og/eller optagelser af undersøgelser vedrørende klager opbevares almindeligvis i fem (5) år af den ansvarlige enhed.

Oplysningerne kan opbevares i et længere tidsrum i arkiv, hvis den registeransvarlige er juridisk forpligtet til at gøre dette, med henblik på at beskytte whistlebloweren eller for at afdække eventuelle fortsatte overtrædelser (inden for den gældende begrænsnings-/udelukkelsesperiode).

Hvis de meddelende parter befinder sig i EØS, Storbritannien, Brasilien eller delstaterne Californien, Virginia og Colorado i USA har de meddelende parter ret til at få adgang til, rette og slette deres personlige data, retten til at begrænse behandlingen, retten til overførsel af deres data samt retten til at gøre indsigelse mod behandling af deres data. Disse rettigheder kan udøves ved at sende en e-mail til Whistleblower.acer@acer.com.

Endelig har de meddelende parter ret til at indgive klager til den relevante tilsynsmyndighed på det bopælssted, på den arbejdsplads eller det sted, hvor den påståede overtrædelse opstod, vedrørende Firmaets behandling af deres personlige oplysninger.