Mécanisme de dénonciation | Acer Belgique

Conformément à ses obligations légales dans certaines juridictions, Acer et ses filiales ont mis en place un mécanisme interne pour traiter une plainte d'une partie prenante (ci-après dénommé le « Mécanisme »).

Ce Mécanisme permet à tous les membres du personnel, aux actionnaires, aux partenaires, aux membres d'un organe d'administration, de gestion ou de surveillance, aux collaborateurs externes et occasionnels, ainsi qu'aux entrepreneurs et sous-traitants, de soumettre des réclamations ou des préoccupations (ci-après dénommées « Réclamation(s) ») sur les sujets suivants :

• un crime ou un délit ;
• une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ;
• une violation des lois applicables (telles que le droit national ou le droit de l'Union européenne), des règlements, des traités ou autres engagements internationaux de tout pays ;
• une violation des politiques de gouvernance d'entreprise d'Acer ; ou
• une violation des « normes de conduite professionnelle du groupe Acer ».

La Réclamation peut être soumise :

• par e-mail, à l'adresse e-mail dédiée au signalement suivante : Whistleblower.acer@acer.com ;
• par écrit par courrier, à l'unité d'audit interne de l'entreprise à l'adresse suivante : 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taïwan. Pour garantir la confidentialité, l'enveloppe doit porter la mention « CONFIDENTIAL » (CONFIDENTIEL).

Un agent dédié sera chargé de recevoir et de traiter les Réclamations.

La Réclamation doit décrire les faits/événements de la manière la plus précise possible. Les informations communiquées doivent être factuelles, objectives et directement liées à l'objet de la Réclamation. Seules les informations strictement nécessaires doivent être transmises, notamment lorsque la Réclamation peut impliquer des informations sensibles (données à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, données relatives à la santé ou données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle d'une personne physique, etc.) ou des données spéciales (traitement des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions). La Réclamation doit être soumise de bonne foi et sans compensation financière directe.

Si la Réclamation est soumise de bonne foi, l'Informateur ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire directe ou indirecte ou de toute autre forme de représailles ou de tentative de représailles, même si les faits se révèlent par la suite inexacts ou ne donnent lieu à aucune suite.

L'utilisation de ce Mécanisme est facultative et n'est pas destinée à remplacer d'autres canaux de signalement existants (par exemple, les hauts responsables adéquats ou la direction). Aucune mesure ne sera prise à l'encontre d'une personne qui choisit d'utiliser d'autres canaux plutôt que le Mécanisme.

Acer ne décourage pas les Réclamations anonymes. Toutefois, pour assurer le traitement efficace d'une Réclamation, Acer encourage vivement les utilisateurs du Mécanisme à fournir leurs vrais nom et coordonnées afin de faciliter l'examen des preuves et l'enquête de l'unité d'audit interne sur la Réclamation.

Acer garantit la confidentialité de l'identité de la personne soumettant la Réclamation, des faits/événements de la Réclamation, des documents joints ainsi que de l'identité des personnes mentionnées dans la Réclamation.

Avant de soumettre votre Réclamation, veuillez vous référer au document suivant pour plus d'informations sur les étapes à suivre et le traitement des Réclamations par Acer : Mécanisme de plainte d'une partie prenante.

Si vous cherchez des services d'assistance produit, veuillez consulter le site Web d'Acer (https://www.acer.com/worldwide/) du pays ou de la région où vous vous trouvez. Si vous cherchez des services liés aux actionnaires, veuillez consulter le site www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service.

En soumettant une Réclamation, l'Informateur peut être amené à communiquer des données à caractère personnel qui seront examinées dans le Mécanisme.

Ces données à caractère personnel sont traitées par Acer Inc., dont l'adresse est 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taïwan et son groupe d'entreprises dans le monde (« Acer »), dont la liste peut être consultée sur https://www.acer.com/worldwide/, agissant en tant que responsables conjoints du traitement des données, pour les Réclamations concernant :

• un crime ou un délit ;
• une menace ou un préjudice pour l'intérêt général ;
• une violation des lois applicables (telles que le droit national ou le droit de l'Union européenne), des règlements, des traités ou autres engagements internationaux de tout pays ;
• une violation des politiques de gouvernance d'entreprise d'Acer ; ou
• une violation des « normes de conduite professionnelle du groupe Acer ».

Le traitement des données à caractère personnel de l'Informateur se fonde sur différentes bases légales, en fonction des finalités poursuivies, telles que détaillées ci-dessous :

• le traitement est nécessaire au respect d'obligations légales :
  • la gestion du système de collecte et de traitement des Réclamations, y compris l'établissement d'une procédure de collecte des Réclamations et toute analyse, vérification et traitement des Réclamations ;
  • la protection des Informateurs, des facilitateurs et des personnes en contact avec les Informateurs ;
  • la gestion des demandes des personnes concernées pour exercer leurs droits en matière de protection des données ; et
  • la coopération avec les autorités de surveillance, le cas échéant.
• le traitement est nécessaire pour protéger les intérêts légitimes de l'Entreprise :
  • la gestion du système de collecte et de traitement des Réclamations, y compris l'établissement d'une procédure de collecte des Réclamations et toute analyse, vérification et traitement des Réclamations ; et
  • la gestion des réclamations, litiges et actions (en justice) liés aux Réclamations et l'assurance de la légalité de la position de l'Entreprise dans ce contexte.

Les données collectées sont communiquées aux destinataires suivants, en fonction des finalités et des responsabilités : toute personne, employé d'Acer ou prestataire de service lié contractuellement à Acer dont l'expertise pourrait s'avérer utile pour le traitement des signalements, la protection du dénonciateur, les facilitateurs et les personnes liées à l'auteur du signalement.

Mesures de sécurité.

L'Entreprise protège les informations personnelles que les Informateurs partagent avec elle contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé aux données à caractère personnel transmises, stockées au traitées de toute autre manière. Chez Acer, l'accès aux informations personnelles de l'Informateur est limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leur travail. La politique d'Acer vise à garantir l'intégrité de toute information personnelle en sa possession.

Les données de l'Informateur seront conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, et dans le respect de la législation ou de la réglementation applicable.

En général, les documents, les preuves, les dossiers et/ou les enregistrements d'enquête concernant les réclamations sont conservés par l'unité responsable pendant cinq (5) ans.

Les données peuvent être conservées pendant une période plus longue, dans les archives, si le responsable du traitement est légalement tenu de le faire ou dans le but d'assurer la protection du dénonciateur ou de permettre l'établissement d'infractions continues (dans le délai de prescription/forclusion applicable).

Si les Informateurs se trouvent dans l'EEE, au Royaume-Uni, au Brésil ou dans les États de Californie, de Virginie et du Colorado aux États-Unis, ou dans d'autres juridictions disposant de lois applicables, ils disposent d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de leurs données à caractère personnel, d'un droit de limitation du traitement, d'un droit à la portabilité de leurs données, ainsi que d'un droit d'opposition au traitement de leurs données. Ces droits peuvent être exercés en envoyant un e-mail à Whistleblower.acer@acer.com.

Enfin, les Informateurs ont le droit de déposer une Réclamation auprès de l'autorité de surveillance compétente de leur lieu de résidence, de leur lieu de travail ou du lieu où l'infraction présumée s'est produite concernant le traitement le traitement de leurs données à caractère personnel réalisé par l'Entreprise.