Klokkenluidersprocedure | Acer Nederland

Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in sommige rechtsgebieden, hebben Acer en zijn gelieerde ondernemingen een interne klachtenprocedure voor stakeholders ontwikkeld (hierna de 'Procedure' genoemd).

Met deze Procedure kunnen alle personeelsleden, aandeelhouders, partners, leden van een bestuurlijk, management- of toezichthoudend orgaan en externe en incidenteel samenwerkende partijen, evenals aannemers en onderaannemers klachten of zorgen kenbaar maken (hierna 'Klacht(en)' genoemd) over de volgende onderwerpen:

• een misdrijf of overtreding;
• bedreiging of benadeling van het algemeen belang;
• een overtreding van geldende wetten (zoals nationale wetten of EU-wetten), regelgeving, verdragen of andere internationale afspraken van een land;
• een schending van het corporate governance-beleid van Acer; of
• een schending van de 'Zakelijke gedragsnormen van Acer Group'.

De Klacht kan als volgt worden ingediend:

• Via een e-mail naar het volgende speciale e-mailadres: Whistleblower.acer@acer.com;
• Schriftelijk via de post aan Corp. Internal Audit Unit op het volgende adres: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Vanwege de vertrouwelijkheid moet op de envelop 'CONFIDENTIAL' worden vermeld.

Er is een specifieke medewerker beschikbaar die verantwoordelijk is voor het ontvangen en verwerken van de Klachten.

In de Klacht moeten de feiten/gebeurtenissen zo nauwkeurig mogelijk worden beschreven. De medegedeelde informatie moet feitelijk, objectief en direct gerelateerd zijn aan het onderwerp van de Klacht. Alleen strikt noodzakelijke informatie mag worden overgedragen, met name wanneer de Klacht mogelijk gevoelige informatie bevat (persoonsgegevens waaruit het ras, de etnische afkomst, politieke overtuiging, religieuze of filosofische overtuiging, gezondheidsgegevens, gegevens over het seksleven of de seksuele voorkeur van een natuurlijke persoon enz. kunnen worden afgeleid) of speciale gegevens (verwerking van persoonsgegevens vanwege strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen). De Klacht moet te goeder trouw en zonder directe financiële vergoeding worden ingediend.

Als de Klacht te goeder trouw is ingediend, mag de informant (d.w.z. degene die de Klacht heeft ingediend) niet worden gestraft, ontslagen of worden onderworpen aan een directe of indirecte discriminerende maatregel of een andere vorm van vergelding of gepoogde vergelding, zelfs niet wanneer de feiten achteraf onjuist blijken te zijn of niet leiden tot actie.

Het gebruik van deze Procedure is optioneel en is niet bedoeld als vervanging van eventuele andere bestaande meldingskanalen (bijv. betreffende senior leidinggevenden of het management). Er wordt geen actie ondernomen tegen personen die ervoor kiezen een ander kanaal te gebruiken in plaats van de Procedure.

Acer ontmoedigt anonieme Klachten niet. Voor effectieve verwerking van de klacht raadt Acer de gebruikers van de Procedure echter ten zeerste aan om hun werkelijke naam en contactgegevens te verstrekken, zodat de controle van het bewijs en het onderzoek van de Klacht door de Internal Audit Unit makkelijker kan verlopen.

Acer garandeert de vertrouwelijkheid van de identiteit van de persoon die de Klacht indient, van de feiten/gebeurtenissen waar de Klacht betrekking op heeft, van de bijgevoegde documenten en van de personen die in de Klacht worden genoemd.

Voordat je een klacht indient, lees je het volgende document voor meer informatie over de te nemen stappen en de verwerking van Klachten door Acer: Klachtenprocedure voor stakeholders

Voor productondersteuning kun je terecht op de website van Acer (https://www.acer.com/worldwide/) voor het land of de regio waar je woont. Informatie voor aandeelhouders vind je op www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Door een Klacht in te dienen, verstrekt de Informant mogelijk persoonsgegevens die tijdens de procedure worden beschouwd.

Deze persoonsgegevens worden verwerkt door Acer Inc., gezeteld te 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan en zijn wereldwijde bedrijvengroep (hierna 'Acer' genoemd) (een lijst hiervan is beschikbaar op https://www.acer.com/worldwide/), die handelen als gezamenlijke gegevensbeheerders voor klachten over:

• een misdrijf of overtreding;
• bedreiging of benadeling van het algemeen belang;
• een overtreding van geldende wetten (zoals nationale wetten of EU-wetten), regelgeving, verdragen of andere internationale afspraken van een land;
• een schending van het corporate governance-beleid van Acer; of
• een schending van de 'Zakelijke gedragsnormen van Acer Group'.

De verwerking van de persoonsgegevens van de Informant is gebaseerd op verschillende wettelijke grondslagen, afhankelijk van de beoogde doelstellingen die hieronder zijn uiteengezet:

• de verwerking is noodzakelijk voor de naleving van wettelijke verplichtingen:
  • voor beheer van het systeem voor het verzamelen en verwerken van Klachten, met inbegrip van het opstellen van een procedure voor het verzamelen van Klachten en eventuele analyse, controle en verwerking van de Klachten;
  • voor het beschermen van informanten, facilitators en personen die in contact staan met informanten;
  • voor het beheer van verzoeken van betrokkenen om rechten betreffende gegevensbescherming uit te oefenen; en
  • eventueel voor samenwerking met de toezichthouder.
• de verwerking is nodig om de rechtmatige belangen van het Bedrijf te beschermen:
  • voor beheer van het systeem voor het verzamelen en verwerken van Klachten, met inbegrip van het opstellen van een procedure voor het verzamelen van Klachten en eventuele analyse, controle en verwerking van de Klachten; en
  • het behandelen van klachten, geschillen en (wettelijke) procedures met betrekking tot de Klachten en om op te komen voor de juridische positie van het Bedrijf hierin.

De verzamelde gegevens worden doorgegeven aan de volgende ontvangers, afhankelijk van de doelen en verantwoordelijkheden: een persoon of medewerker van Acer of een contractueel aan Acer verbonden dienstverlener die expertise heeft die nuttig is voor het verwerken van meldingen en voor het beschermen van klokkenluiders, facilitators en personen die gerelateerd zijn aan de auteur van de melding.

Beveiligingsmaatregelen.

Het Bedrijf beschermt de persoonsgegevens die de Informant met het Bedrijf deelt tegen vernietiging, verlies, wijziging en tegen ongeautoriseerde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of op andere wijze worden verwerkt. Bij Acer is de toegang tot de persoonsgegevens van de Informant beperkt tot personen die toegang nodig hebben om hun werk te doen. Het is het beleid van Acer om de integriteit te waarborgen van eventuele persoonsgegevens waarover Acer beschikt.

De gegevens van de Informant worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor deze worden verwerkt en met inachtneming van geldende wetten en regelgeving.

Over het algemeen worden onderzoeksdocumenten, -bewijs, -records en/of -opnamen met betrekking tot klachten gedurende vijf (5) jaar door de Verantwoordelijke eenheid bewaard.

Gegevens kunnen langer worden bewaard, in een archief, indien de beheerder wettelijk verplicht is om dit te doen ter bescherming van de klokkenluider of voor het constateren van aanhoudende overtredingen (binnen de geldende beperking/geldigheidsperiode).

Als Informanten binnen de EER, het Verenigd Koninkrijk, Brazilië of in de Amerikaanse staat Californië, Virginia of Colorado wonen, of in een ander rechtsgebied met toepasselijke wetten, hebben zij het recht op toegang tot, aanpassing van en verwijdering van hun persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van hun gegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van hun gegevens. Deze rechten kun je uitoefenen door een e-mail te sturen naar whistleblower.acer@acer.com.

Ten slotte hebben Informanten ook het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthouder in de plaats waar zij wonen, werken of waar de vermoedelijke schending van de verwerking van hun persoonsgegevens door het Bedrijf heeft plaatsgevonden.