Meccanismo di segnalazione di illeciti o attività illegali | Acer Italia

In conformità con gli obblighi legali in alcune giurisdizioni, Acer e le sue società affiliate hanno implementato un meccanismo interno di reclamo delle parti interessate (di seguito denominato il "Meccanismo").

Tale Meccanismo consente a tutti i membri del personale, agli azionisti, ai partner, ai membri di un organo di amministrazione, gestione o vigilanza, nonché ai collaboratori esterni e occasionali e ai fornitori e subfornitori, di presentare reclami o problematiche (di seguito denominati "Reclamo" o "Reclami") sulle seguenti questioni:

• Un crimine o un'infrazione
• Una minaccia o un danno all'interesse pubblico
• Una violazione delle leggi applicabili (ad esempio, la normativa nazionale o quella dell'Unione europea), dei regolamenti, dei trattati o di altri impegni internazionali di qualsiasi Paese
• Una violazione delle politiche di governance aziendale di Acer
• Una violazione degli "Standard di condotta aziendale del Gruppo Acer"

Il Reclamo può essere presentato:

• Via e-mail, al seguente indirizzo dedicato alle segnalazioni: Whistleblower.acer@acer.com;
• Per posta a Corp. Internal Audit Unit al seguente indirizzo: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, Città di Nuova Taipei 221, Taiwan. Per garantire la riservatezza, la busta deve presentare la parola "CONFIDENTIAL".

Un funzionario dedicato sarà incaricato della ricezione e dell'elaborazione dei Reclami.

Il Reclamo deve descrivere i fatti/gli eventi nel modo più accurato possibile. Le informazioni comunicate devono attenersi ai fatti, devono essere obiettive e direttamente correlate all'oggetto del Reclamo. Devono essere trasmesse solo le informazioni strettamente necessarie, specialmente qualora il Reclamo comporti informazioni sensibili (tra cui dati personali che rivelino l'origine etnica o interetnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona fisica ecc.) o dati specifici (elaborazione di dati personali relativi a condanne penali e reati). Il Reclamo deve essere presentato in buona fede e senza compensi finanziari diretti.

Qualora il Reclamo venga presentato in buona fede, l'Informatore non può essere sanzionato, congedato o sottoposto a misure discriminatorie dirette o indirette o ad altre forme di ritorsione o tentativo di ritorsione, anche nel caso in cui i fatti si rivelino successivamente inesatti o non portino ad alcun seguito.

L'utilizzo di tale Meccanismo è facoltativo e non è concepito per sostituire altri canali di segnalazione esistenti (ad esempio, gli alti dirigenti o la direzione appropriati). Non verrà intrapresa alcuna azione nei confronti di una persona che sceglie di utilizzare canali alternativi al Meccanismo.

Acer non disincentiva i Reclami anonimi. Tuttavia, al fine di garantire un'elaborazione effettiva del Reclamo, Acer incoraggia vivamente gli utenti del Meccanismo a fornire il loro vero nome e le corrette informazioni di contatto, in modo da facilitare la revisione delle prove e l'indagine del Reclamo da parte dell'unità di audit interno.

Acer garantisce la riservatezza dell'identità della persona che presenta il Reclamo, dei fatti/eventi oggetto del Reclamo, nonché dei documenti allegati e dell'identità delle persone menzionate nello stesso.

Prima di presentare il Reclamo, consultare il seguente documento per ulteriori informazioni sui passaggi da seguire e sull'elaborazione dei Reclami da parte di Acer: Meccanismo di reclamo delle parti interessate

Se si è alla ricerca di servizi di supporto ai prodotti, visitare il sito Web di Acer (https://www.acer.com/worldwide/) del Paese/dell'area geografica in cui ci si trova. Se si è alla ricerca di servizi dedicati agli azionisti, visitare il sito Web www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Con la presentazione di un Reclamo, l'Informatore potrebbe comunicare dati personali da prendere in esame secondo il Meccanismo.

Tali dati personali sono trattati da Acer Inc., of 8/F, No. 88 Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, Città di Nuova Taipei 221, Taiwan e dal suo gruppo di società in tutto il mondo ("Acer"), il cui elenco è disponibile all'indirizzo https://www.acer.com/worldwide/, in qualità di contitolari del trattamento dei dati, per Reclami concernenti:

• Un crimine o un'infrazione
• Una minaccia o un danno all'interesse pubblico
• Una violazione delle leggi applicabili (ad esempio, la normativa nazionale o quella dell'Unione europea), dei regolamenti, dei trattati o di altri impegni internazionali di qualsiasi Paese
• Una violazione delle politiche di governance aziendale di Acer
• Una violazione degli "Standard di condotta aziendale del Gruppo Acer"

Il trattamento dei dati personali dell'Informatore si basa su diversi fondamenti giuridici, a seconda delle finalità perseguite, come di seguito specificato:

• Il trattamento è necessario per la conformità agli obblighi legali al fine di:
  • gestire il sistema di raccolta ed elaborazione dei Reclami, compresa l'istituzione di una procedura di raccolta dei Reclami e di un'eventuale analisi, verifica ed elaborazione degli stessi;
  • proteggere Informatori, facilitatori e persone in contatto con gli Informatori;
  • gestire le richieste dei soggetti che intendono esercitare i diritti di protezione dei dati; e
  • cooperare con le autorità di vigilanza, ove applicabile.
• Il trattamento è necessario per tutelare gli interessi legittimi della Società al fine di:
  • gestire il sistema di raccolta ed elaborazione dei Reclami, compresa l'istituzione di una procedura di raccolta dei Reclami e di un'eventuale analisi, verifica ed elaborazione degli stessi; e
  • gestire reclami, controversie e procedimenti (giudiziari) in relazione ai Reclami e garantire la posizione legale della Società nel presente documento.

I dati raccolti vengono comunicati ai seguenti destinatari, secondo le finalità e le responsabilità: ogni persona, membro del personale di Acer o fornitore di servizi legato contrattualmente ad Acer la cui esperienza potrebbe sembrare essere utile per l'elaborazione di segnalazioni, la protezione del segnalatore di illeciti o attività illegali, dei facilitatori e delle persone collegate all'autore della segnalazione.

Misure di sicurezza.

La Società protegge le informazioni personali che gli Informatori condividono da distruzione, perdita, alterazione, nonché da divulgazione o accesso non autorizzati a dati personali trasmessi, memorizzati o diversamente trattati. Presso Acer, l'accesso alle informazioni personali dell'Informatore è limitato alle persone che ne hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. Questa è la politica di Acer per mantenere l'integrità delle informazioni personali in suo possesso.

I dati dell'Informatore sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario alle finalità per le quali sono trattati e in conformità con la legge o il regolamento applicabile.

In generale, i documenti, le prove, i record e/o le registrazioni delle indagini in merito ai reclami sono conservati dall'Unità responsabile per cinque (5) anni.

È possibile che i dati siano conservati per un lasso di tempo più lungo, in archivio, qualora l'ente regolatore sia legalmente obbligato a farlo oppure, al fine di garantire la protezione del segnalatore di illeciti o attività illegali o di consentire l'accertamento di reati continuativi (entro il termine di prescrizione/preclusione applicabile).

Se gli Informatori si trovano nell'area SEE, nel Regno Unito, in Brasile, negli stati di California, Virginia e Colorado negli Stati Uniti oppure in altre giurisdizioni con leggi applicabili, detengono il diritto di accedere ai propri dati personali, rettificarli e cancellarli, il diritto di limitarne il trattamento, il diritto alla portabilità dei propri dati, nonché quello di opporsi al trattamento dei propri dati. Tali diritti possono essere esercitati inviando una e-mail all'indirizzo Whistleblower.acer@acer.com.

Infine, gli Informatori detengono il diritto di presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente nel proprio luogo di residenza, di lavoro o in quello in cui si è verificata la presunta violazione relativa al trattamento dei propri dati personali da parte della Società.