Mechanizmus pro whistleblowery | Acer Česko

V souladu se svými právními povinnostmi v některých jurisdikcích zavedla společnost Acer a její přidružené společnosti interní mechanizmus pro podávání stížností zúčastněných stran (dále jen „mechanizmus“).

Tento mechanizmus umožňuje všem zaměstnancům, akcionářům, partnerům, členům správního, řídicího nebo dozorčího orgánu a externím a příležitostným spolupracovníkům, jakož i dodavatelům a subdodavatelům, podávat stížnosti nebo připomínky (dále jen „stížnost(i)“) týkající se následujících záležitostí:

• trestný čin nebo přestupek;
• ohrožení nebo poškození obecného zájmu;
• porušení platných zákonů (např. vnitrostátních právních předpisů nebo právních předpisů Evropské unie), nařízení, smluv nebo jiných mezinárodních závazků kterékoli země;
• porušení zásad řízení společnosti Acer nebo
• porušení „Standardů obchodního chování skupiny Acer“.

Stížnost lze podat:

• e-mailem na následující vyhrazenou oznamovací e-mailovou adresu: Whistleblower.acer@acer.com;
• dopisem adresovaným pro Corp. Internal Audit Unit na následující adrese: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Pro zajištění důvěrnosti by měla být obálka označena nápisem „CONFIDENTIAL“ (DŮVĚRNÉ).

Za příjem a zpracování stížností bude odpovědný pověřený pracovník.

Stížnost by měla co nejpřesněji popisovat skutečnosti/události. Sdělované informace by měly být věcné, objektivní a měly by přímo souviset s předmětem stížnosti. Předávány by měly být pouze nezbytně nutné informace, zejména pokud se stížnost může týkat citlivých informací (osobní údaje odhalující rasový nebo etnický původ, politické názory, náboženské nebo filozofické přesvědčení, údaje týkající se zdraví nebo údaje týkající se sexuálního života nebo sexuální orientace fyzické osoby atd.) nebo zvláštních údajů (zpracování osobních údajů týkajících se odsouzení za trestné činy a přestupky). Stížnost musí být podána v dobré víře a bez přímé finanční náhrady.

Pokud je stížnost podána v dobré víře, nemůže být informátor sankcionován, propuštěn nebo podroben jakémukoli přímému či nepřímému diskriminačnímu opatření nebo jiné formě odplaty či pokusu o odplatu, a to ani v případě, že se následně ukáže, že skutečnosti jsou nepřesné nebo nevedou k žádnému následnému opatření.

Použití tohoto mechanizmu není povinné a nemá nahradit žádné jiné existující kanály pro oznamování (např. příslušným vedoucím pracovníkům nebo managementu). Proti osobě, která se rozhodne využít jiných kanálů než tohoto mechanizmu, nebudou přijata žádná opatření.

Společnost Acer neodrazuje od podávání anonymních stížností. Společnost Acer však v zájmu zajištění účinného zpracování stížnosti důrazně doporučuje uživatelům tohoto mechanizmu, aby uvedli své pravé jméno a kontaktní údaje, a usnadnili tak útvaru interního auditu přezkoumání důkazů a prošetření shody.

Společnost Acer zajišťuje důvěrnost totožnosti osoby podávající stížnost, skutečností/událostí, které jsou předmětem stížnosti, přiložených dokumentů i totožnosti osob uvedených ve stížnosti.

Před podáním stížnosti si přečtěte následující dokument, kde naleznete další informace o krocích, které je třeba provést, a o zpracování stížnosti společností Acer: Mechanizmus stížností zúčastněných stran

Pokud hledáte služby produktové podpory, navštivte webové stránky společnosti Acer (https://www.acer.com/worldwide/) pro zemi/region, ve kterém se nacházíte. Pokud hledáte služby pro akcionáře, navštivte stránky www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service.

Podáním stížnosti může informant komunikovat osobní údaje pro posouzení v mechanismu.

Tyto osobní údaje zpracovává společnost Acer Inc., adresa 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan a její skupina společností po celém světě („Acer“) – jejich seznam naleznete na adrese https://www.acer.com/worldwide/, které jednají jako společní správci údajů, pro stížnosti týkající se následujících záležitostí:

• trestný čin nebo přestupek;
• ohrožení nebo poškození obecného zájmu;
• porušení platných zákonů (např. vnitrostátních právních předpisů nebo právních předpisů Evropské unie), nařízení, smluv nebo jiných mezinárodních závazků kterékoli země;
• porušení zásad řízení společnosti Acer nebo
• porušení „Standardů obchodního chování skupiny Acer“.

Zpracování informantových osobních údajů se zakládá na různých právních důvodech v závislosti na sledovaných účelech, jak je uvedeno níže:

• zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností:
  • ke správě systému pro shromažďování a zpracování stížností, včetně stanovení postupu pro shromažďování stížností a případné analýzy, ověřování a zpracování stížností;
  • k ochraně informátorů, zprostředkovatelů a osob, které jsou s informátory v kontaktu;
  • ke správě žádosti subjektů údajů o uplatnění práv na ochranu údajů; a
  • ke spolupráci s dozorovými orgány, je-li to relevantní.
• zpracování je nezbytné k ochraně našich oprávněných zájmů:
  • ke správě systému pro shromažďování a zpracování stížností, včetně stanovení postupu pro shromažďování stížností a případné analýzy, ověřování a zpracování stížností; a
  • k vyřizování stížností, sporů a (soudních) řízení v souvislosti se stížnostmi a k zajištění našeho právního postavení v této oblasti.

Shromážděné údaje jsou sdělovány následujícím příjemcům v souladu s účely a povinnostmi: jakékoli osobě, zaměstnanci společnosti Acer nebo poskytovateli služeb smluvně propojenému se společností Acer, jehož odborné znalosti by se jevily jako užitečné pro zpracování oznámení, ochranu oznamovatele, zprostředkovatele a osoby spojené s autorem oznámení.

Bezpečnostní opatření.

Osobní údaje, které nám informant sdělí, chráníme před zničením, ztrátou, pozměněním a neoprávněným zveřejněním nebo přístupem k přenášeným, uloženým nebo jinak zpracovávaným osobním údajům. Ve společnosti Acer mají k informantovým osobním údajům přístup pouze osoby, které je potřebují ke své práci. Naší zásadou je zachovávat integritu všech osobních údajů, které má společnost Acer k dispozici.

Informantovy údaje budou uchovávány nejdéle po dobu nezbytnou pro účely, pro které jsou zpracovávány, a v souladu s platnými zákony nebo předpisy.

Obecně dokumenty, evidenci, záznamy anebo nahrávky vyšetřování ohledně stížností uchovává odpovědná jednotka po dobu pěti (5) let.

Údaje mohou být uchovávány po delší dobu, a to v archivu, pokud je k tomu správce ze zákona povinen, nebo za účelem zajištění ochrany oznamovatele či umožnění zjištění pokračujících trestných činů (v rámci příslušné promlčecí/prekluzivní lhůty).

Pokud se informant nachází v EHP, Spojeném království, Brazílii nebo ve státech Kalifornie, Virginie a Colorado ve Spojených státech amerických nebo v jiných jurisdikcích s platnými zákony, má právo na přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu a výmaz, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost svých údajů, jakož i právo vznést námitku proti zpracování svých údajů. Tato práva lze uplatnit zasláním e-mailu na adresu Whistleblower.acer@acer.com.

V neposlední řadě má informant právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu v místě svého bydliště, pracoviště nebo v místě, kde došlo k údajnému porušení, pokud jde o zpracování osobních údajů z naší strany.