Whistleblower-Mechanismus | Acer Deutschland
Whistleblower-Mechanismus
Acer und seine verbundenen Unternehmen haben in Übereinstimmung mit ihren gesetzlichen Verpflichtungen in einigen Ländern einen internen Beschwerdemechanismus für Stakeholder (im Folgenden als der „Mechanismus“ bezeichnet) implementiert.
Dieser Mechanismus ermöglicht es allen Mitarbeitern, Aktionären, Partnern, Mitgliedern eines Administrations-, Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans und externen und gelegentlichen Mitarbeitern sowie Auftragnehmern und Unterauftragnehmern, Beschwerden oder Anliegen (im Folgenden als „Beschwerde(n)“ bezeichnet) zu folgenden Angelegenheiten einzureichen:
- eine Straftat oder ein Vergehen;
- eine Bedrohung oder Schädigung des allgemeinen Interesses;
- ein Verstoß gegen geltende Gesetze (wie nationale Gesetze oder Gesetze der Europäischen Union), Vorschriften, Abkommen oder andere internationale Verpflichtungen eines Landes;
- ein Verstoß gegen die Corporate Governance-Richtlinien von Acer; oder
- ein Verstoß gegen die „Acer Group’s Standards of Business Conduct“ (Verhaltensstandards der Acer Group).
Die Beschwerde kann auf folgenden Wegen eingereicht werden:
- Per E-Mail an die folgende E-Mail-Adresse für Berichte: Whistleblower.acer@acer.com;
- Per Post an die Corp. Internal Audit Unit unter der folgenden Adresse: 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten, sollte der Umschlag mit „CONFIDENTIAL“ gekennzeichnet werden.
Die Beschwerden werden von einem dedizierten Beauftragten entgegengenommen und verarbeitet.
Die Beschwerde sollte die Fakten/Ereignisse so genau wie möglich beschreiben. Die kommunizierten Informationen sollten sachlich und objektiv sein und sich direkt auf den Gegenstand der Beschwerde beziehen. Es sollten nur unbedingt notwendige Informationen übermittelt werden, insbesondere wenn die Beschwerde vertrauliche Informationen enthält. Dazu zählen etwa personenbezogene Daten, die die ethnische Herkunft oder Abstammung, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Daten über Gesundheit oder Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person usw. offenbaren. Dies gilt auch, wenn die Beschwerde besondere Daten, wie die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Vorstrafen und Straftaten, enthält. Die Beschwerde muss nach Treu und Glauben und ohne direkte finanzielle Entschädigung eingereicht werden.
Wenn die Beschwerde nach Treu und Glauben eingereicht wird, darf der Informant nicht sanktioniert, entlassen oder einer direkten oder indirekten diskriminierenden Maßnahme oder einer anderen Form von Vergeltung oder versuchter Vergeltung ausgesetzt werden, selbst wenn sich die Fakten anschließend als falsch erweisen oder nicht zu einer Nachverfolgung führen.
Die Verwendung dieses Mechanismus ist optional und soll keine anderen bestehenden Kanäle zu Berichtszwecken (z. B. über die entsprechenden Führungskräfte oder das Management) ersetzen. Es werden keine Maßnahmen gegen eine Person ergriffen, die sich für die Nutzung anderer Kanäle anstatt des Mechanismus entscheidet.
Acer rät nicht von anonymen Beschwerden ab. Um jedoch eine effektive Verarbeitung der Beschwerde zu gewährleisten, empfiehlt Acer den Benutzern des Mechanismus dringend, ihren wahren Namen und ihre Kontaktinformationen anzugeben. So wird die Prüfung der Beweise und die Untersuchung der Beschwerde durch die Interne Revision erleichtert.
Acer gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität der Person, die die Beschwerde eingereicht hat. Dasselbe gilt für die Tatsachen/Ereignisse, die Gegenstand der Beschwerde sind, für die beigefügten Dokumente sowie für die Identität der in der Beschwerde genannten Personen.
Bevor Sie Ihre Beschwerde einreichen, lesen Sie bitte das folgende Dokument, um weitere Informationen zu den zu befolgenden Schritten und zur Verarbeitung der Beschwerden durch Acer zu erhalten: Beschwerdemechanismus für Stakeholder
Wenn Sie Produktsupport-Dienste suchen, besuchen Sie bitte die Website von Acer (https://www.acer.com/worldwide/) für das Land/die Region, in dem/der Sie sich befinden. Wenn Sie nach Stakeholder-Diensten suchen, besuchen Sie bitte www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service
Wenn ein Informant eine Beschwerde einreicht, übermittelt er eventuell personenbezogene Daten zur Berücksichtigung im Verfahren.
Diese personenbezogenen Daten werden verarbeitet von: Acer Inc., an der Adresse 8/F, No. 88, Sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan und seinen weltweiten Konzerngesellschaften („Acer“) – deren Liste ist unter https://www.acer.com/worldwide/ zu finden. Sie dienen als gemeinsame Datenverantwortliche für Beschwerden bezüglich folgender Punkte:
- eine Straftat oder ein Vergehen;
- eine Bedrohung oder Schädigung des allgemeinen Interesses;
- ein Verstoß gegen geltende Gesetze (wie nationale Gesetze oder Gesetze der Europäischen Union), Vorschriften, Abkommen oder andere internationale Verpflichtungen eines Landes;
- ein Verstoß gegen die Corporate Governance-Richtlinien von Acer; oder
- ein Verstoß gegen die „Acer Group’s Standards of Business Conduct“ (Verhaltensstandards der Acer Group).
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten des Informanten basiert abhängig von den verfolgten Zwecken auf unterschiedlichen Rechtsgründen, wie nachfolgend beschrieben:
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich:
- zur Verwaltung des Systems für die Erfassung und Verarbeitung von Beschwerden, einschließlich der Einrichtung eines Verfahrens für die Erfassung der Beschwerden sowie aller Analysen, Verifizierungen und Verarbeitungen der Beschwerden;
- zum Schutz der Informanten, Vermittler und Personen, die mit Informanten in Kontakt stehen;
- die Verwaltung der Anfragen von betroffenen Personen zur Ausübung von Datenschutzrechten; und
- gegebenenfalls zur Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden.
- Die Verarbeitung ist erforderlich, um die berechtigten Interessen des Unternehmens zu schützen:
- zur Verwaltung des Systems für die Erfassung und Verarbeitung von Beschwerden, einschließlich der Einrichtung eines Verfahrens für die Erfassung der Beschwerden sowie aller Analysen, Verifizierungen und Verarbeitungen der Beschwerden; und
- um Beschwerden, Streitigkeiten und (Rechts-)Verfahren in Bezug auf die Beschwerden zu bearbeiten und die hierin enthaltene Rechtslage des Unternehmens sicherzustellen.
Die erhobenen Daten werden den folgenden Empfängern gemäß den Zwecken und Verantwortlichkeiten mitgeteilt: alle Personen, Mitarbeiter von Acer oder vertraglich mit Acer verbundene Dienstleister, deren Fachwissen für die Verarbeitung von Berichten, den Schutz des Whistleblowers, der Vermittler und der mit dem Autor des Berichts verbundenen Personen nützlich zu sein scheint.
Sicherheitsmaßnahmen:
Das Unternehmen schützt die personenbezogenen Daten, die dem Unternehmen von Informanten übermittelt werden, vor Vernichtung, Verlust, Änderung und unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugriff auf übermittelte, gespeicherte oder anderweitig verarbeitete personenbezogene Daten. Bei Acer ist der Zugang zu den personenbezogenen Daten des Informanten auf die Personen beschränkt, die diese für ihre Arbeit benötigen. Acer handelt nach dem Grundsatz, die Integrität der sich im Besitz von Acer befindlichen personenbezogenen Daten zu bewahren.
Die Daten des Informanten werden nicht länger aufbewahrt, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Des Weiteren werden sie in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen oder Vorschriften aufbewahrt.
Im Allgemeinen werden Dokumente, Nachweise, Protokolle und/oder Aufzeichnungen von Untersuchungen zu Beschwerden von der verantwortlichen Abteilung fünf (5) Jahre lang aufbewahrt.
Daten können für einen längeren Zeitraum archiviert aufbewahrt werden, wenn der Verantwortliche gesetzlich dazu verpflichtet ist oder um den Schutz des Whistleblowers zu gewährleisten oder um die Feststellung fortlaufender Straftaten zu ermöglichen (innerhalb der geltenden Verjährungsfrist/Zwangsvollstreckungsfrist).
Wenn sich Informanten im EWR, im Vereinigten Königreich, in Brasilien oder in den US-Bundesstaaten Kalifornien, Virginia und Colorado oder in anderen Ländern mit geltenden Gesetzen befinden, haben sie das Recht, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen, sie zu berichtigen und zu löschen. Außerdem haben Informanten das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Übertragbarkeit ihrer Daten sowie das Recht, der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen. Von diesen Rechten kann per E-Mail an Whistleblower.acer@acer.com Gebrauch gemacht werden.
Schließlich haben Informanten das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde am Ort ihres Wohnsitzes, ihres Arbeitsplatzes oder an dem Ort einzureichen, an dem die mutmaßliche Verletzung in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch das Unternehmen aufgetreten ist.