Aviz de integritate | Predator | Acer România

În conformitate cu obligațiile lor legale din anumite jurisdicții, Acer și companiile sale afiliate au implementat un mecanism intern de soluționare a reclamațiilor din partea părților interesate (denumit în continuare „Mecanismul”).

Acest mecanism permite tuturor angajaților, acționarilor, partenerilor, membrilor unui organism administrativ, de conducere sau de supraveghere, colaboratorilor externi și ocazionali, precum și contractanților și subcontractanților, să trimită reclamații sau să-și exprime preocupări (denumite în continuare „reclamații”) cu privire la următoarele aspecte:

• o infracțiune sau o contravenție;
• o amenințare sau un prejudiciu la adresa interesului general;
• o încălcare a legilor aplicabile (cum ar fi legislația națională sau legislația Uniunii Europene), a reglementărilor, tratatelor sau altor angajamente internaționale ale oricărei țări;
• o încălcare a politicilor de guvernanță corporativă ale Acer; sau
• o încălcare a „standardelor de conduită în afaceri ale grupului Acer”.

Reclamația poate fi trimisă:

• Prin e-mail, la următoarea adresă de e-mail dedicată raportării: Whistleblower.acer@acer.com;
• În scris prin poștă, către Unitatea de audit intern corporativ la următoarea adresă: 8/F, nr. 88, sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan. Pentru a asigura confidențialitatea, plicul trebuie să fie etichetat „CONFIDENȚIAL”.

Un funcționar dedicat va răspunde de primirea și procesarea reclamațiilor.

Reclamația trebuie să descrie cât mai precis faptele/evenimentele. Informațiile comunicate trebuie fie factuale, obiective și direct legate de obiectul reclamației. Trebuie transmise numai informațiile strict necesare, în special atunci când reclamația poate implica informații sensibile (date cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, convingerile religioase sau filosofice, date privind sănătatea sau date privind viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice etc.) sau date speciale (prelucrarea datelor cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni). Reclamația trebuie depusă cu bună-credință și fără nicio compensație financiară directă.

În cazul în care reclamația este depusă cu bună-credință, informatorul nu poate fi sancționat, concediat sau supus niciunei măsuri discriminatorii directe sau indirecte sau oricărei alte forme de represalii sau tentative de represalii, chiar dacă faptele se dovedesc ulterior a fi inexacte sau nu conduc la nicio acțiune ulterioară.

Utilizarea acestui mecanism este opțională și nu este destinată să înlocuiască alte canale de raportare existente (de exemplu, înalți responsabili sau cadre superioare de conducere corespunzătoare). Nu se va lua nicio măsură împotriva unei persoane care alege să utilizeze alte canale în afară de acest mecanism.

Acer nu descurajează reclamațiile anonime. Cu toate acestea, pentru a asigura prelucrarea eficientă a reclamației, Acer încurajează cu putere utilizatorii mecanismului să furnizeze numele lor adevărat și informațiile de contact pentru a facilita investigarea reclamației și analizarea probelor de către Unitatea de audit intern.

Acer asigură confidențialitatea identității persoanei care trimite reclamația, a faptelor/evenimentelor care fac obiectul reclamației, a documentelor anexate, precum și a identității persoanelor menționate în reclamație.

Înainte de a trimite reclamația, consultați următorul document pentru mai multe informații despre pașii de urmat și despre prelucrarea reclamațiilor de către Acer: Mecanismul de soluționare a reclamațiilor părților interesate

Dacă sunteți în căutarea unor servicii de asistență pentru produse, vizitați site-ul web Acer (https://www.acer.com/worldwide/) pentru țara/regiunea în care vă aflați. Dacă sunteți în căutarea unor servicii pentru acționari, vizitați www.acer-group.com/ag/en/TW/content/shareholders-service

Prin trimiterea unei reclamații, informatorul poate comunica date cu caracter personal care să fie examinate în mecanism.

Aceste date cu caracter personal sunt prelucrate de Acer Inc., cu sediul 8/F, nr. 88, sec. 1, Xin Tai 5th Road, Xizhi, New Taipei City 221, Taiwan și de grupul său de companii din întreaga lume („Acer”) - o listă a acestora poate fi găsită la https://www.acer.com/worldwide/, care acționează ca operatori de date asociați, pentru reclamații referitoare la:

• o infracțiune sau o contravenție;
• o amenințare sau un prejudiciu la adresa interesului general;
• o încălcare a legilor aplicabile (cum ar fi legislația națională sau legislația Uniunii Europene), a reglementărilor, tratatelor sau altor angajamente internaționale ale oricărei țări;
• o încălcare a politicilor de guvernanță corporativă ale Acer; sau
• o încălcare a „standardelor de conduită în afaceri ale grupului Acer”.

Prelucrarea datelor informatorului cu caracter personal se bazează pe diferite temeiuri juridice, în funcție de scopurile urmărite, după cum este detaliat mai jos:

• prelucrarea este necesară în vederea conformării la obligațiile legale:
  • Pentru a gestiona sistemul de colectare și prelucrare a reclamațiilor, inclusiv stabilirea unei proceduri de colectare a reclamațiilor și orice analiză, verificare și prelucrare a reclamațiilor;
  • Pentru a proteja informatorii, facilitatorii și persoanele în contact cu informatorii;
  • Pentru a gestiona cererile persoanelor vizate de a-și exercita drepturile de protecție a datelor; și
  • Pentru a coopera cu autoritățile de supraveghere, dacă este cazul.
• prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele legitime ale companiei:
  • Pentru a gestiona sistemul de colectare și prelucrare a reclamațiilor, inclusiv stabilirea unei proceduri de colectare a reclamațiilor și orice analiză, verificare și prelucrare a reclamațiilor; și
  • Pentru a gestiona reclamații, litigii și proceduri (judiciare) referitoare la reclamații și a asigura poziția juridică a companiei într-o astfel de situație.

Datele colectate sunt comunicate următorilor destinatari, în funcție de scopuri și responsabilități: orice persoană, angajat al Acer sau furnizor de servicii legat contractual de Acer, a cărei expertiză pare a fi utilă pentru prelucrarea rapoartelor și protecția avertizorului, a facilitatorilor și a persoanelor asociate autorului raportului.

Măsuri de securitate.

Compania protejează datele cu caracter personal pe care informatorii le partajează cu compania împotriva distrugerii, pierderii, modificării și divulgării neautorizate sau accesului neautorizat la datele cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate în alt fel. În cadrul Acer, accesul la datele informatorului cu caracter personal este limitat la persoanele care au nevoie de acestea pentru a-și realiza sarcinile. Este politica Acer de a menține integritatea oricăror date cu caracter personal aflate în posesia Acer.

Datele informatorului vor fi păstrate nu mai mult decât este necesar în scopul în care sunt prelucrate și în conformitate cu legislația sau reglementările aplicabile.

În general, documentele, probele, evidențele și/sau înregistrările investigațiilor privind plângerile sunt păstrate de unitatea responsabilă timp de cinci (5) ani.

Datele pot fi păstrate pentru o perioadă mai lungă de timp, în arhivă, în cazul în care operatorul este obligat din punct de vedere legal să facă acest lucru sau, în scopul asigurării protecției avertizorului sau pentru a permite stabilirea unor infracțiuni continue (în termenul de prescripție/executare silită aplicabil).

Dacă informatorii se află în SEE, Regatul Unit, Brazilia sau statele California, Virginia și Colorado din Statele Unite sau în alte jurisdicții cu legislații aplicabile, informatorii au dreptul de a accesa, rectifica și șterge datele lor cu caracter personal, dreptul de a limita prelucrarea, dreptul la portabilitatea datelor lor, precum și dreptul de a se opune prelucrării datelor lor. Aceste drepturi pot fi exercitate trimițând un mesaj e-mail la Whistleblower.acer@acer.com.

În cele din urmă, informatorii au dreptul de a depune o reclamație la autoritatea de supraveghere corespunzătoare de la locul de reședință, locul de muncă sau locul în care a avut loc presupusa încălcare cu privire la prelucrarea datelor lor personale de către companie.